2 lata temu pisaliśmy o aplikacjach, które warto wdrożyć w organizacji, aby pracować efektywniej. Tym razem przedstawiamy kolejne 5 propozycji dla firm, dzięki którym wykonywanie obowiązków będzie sprawniejsze i łatwiejsze!

• Asana

Jedna z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania czasem. Pozwala na planowanie i współdzielenie zadań, przejrzyste zapisywanie w kalendarzu, przypisywanie ich do konkretnych projektów lub osób, dodawanie załączników czy komentowanie. Jest często stosowana w dużych korporacjach lub firmach z branży IT czy kreatywnej. Dużą zaletą narzędzia jest przyjemny i prosty interfejs. 

• HeySpace

Warto zwrócić uwagę także na polską aplikację HeySpace, łączącą funkcje komunikacyjne i zarządzanie projektem. To coś jak połączenie Slacka i Trello lub Asany. Co więcej, interfejs bardzo przypomina ten należący do Slacka lub Asany, więc poruszanie się po oprogramowaniu będzie łatwe. Użytkownicy skorzystają z tablic z zadaniami oraz z chatu. Ciekawym elementem jest podgląd procentowego stopnia realizacji zadania, co pomaga menedżerom projektów mieć kontrolę nad procesem.

• Realtime board

Narzędzie to pomoże w pracy grupowej. Wszelkie burze mózgów czy wspólne prace koncepcyjne będą łatwiejsze, jeśli skorzystamy z tablic dzielonych w czasie rzeczywistym. Można skorzystać z już gotowych szablonów (m.in. kanban, wykres Gantta, dni tygodnia) lub stworzyć własny według potrzeb. W realtime board użytkownicy załączają pliki, a jeśli logują się do aplikacji przez konto Google, mogą również wstawiać pliki z chmury bądź zapisywać bezpośrednio w niej. Tworzą także wykresy, rysunki i teksty, uzyskując szczegółowe notatki. 

• OneTab

Znacie ten moment, w którym macie już tyle otwartych zakładek, że przestajecie się orientować, gdzie znaleźć potrzebne informacje? Jeśli korzystacie z Google Chrome, warto zwrócić uwagę na wtyczkę OneTab. Zamienia ona wiele otwartych zakładek w jedną kartę z linkami umieszczonymi w formie listy. Co istotne, korzystanie z wtyczki pozwala odciążyć pamięć RAM – jak deklaruje producent, nawet o 95%. Komputer będzie zatem działał szybciej, a Wy nie musicie się martwić szukaniem tej zakładki, która akurat jest potrzebna.

• Feedly

Świetne narzędzie dla ciekawych świata. Przydaje się niezależnie od branży. Pomaga zebrać najważniejsze dane dotyczące np. danej branży czy konkurencji, dlatego będzie szczególnie przydatny tym, którzy dzień muszą zaczynać od researchu. Agreguje wiadomości z różnych serwisów i blogów, dzięki czemu nie trzeba przeglądać każdej strony osobno, a wszystko jest w zasięgu ręki. Umożliwia oznaczenie np. do przeczytania później lub przeniesienie do aplikacji Pocket, która zbiera i zapisuje artykuły nawet bez dostępu do sieci. Co istotne, Feedly podpowiada również inne podobne media z wybranego zakresu tematycznego. Warto zatem korzystać z tej platformy, aby zaoszczędzić czas na robieniu codziennej prasówki.

Narzędzi do zarządzania zadaniami i zasobami ludzkimi jest wiele. Warto wybrać dwa lub trzy kluczowe, które pełnią różne funkcje i korzystać z nich, aby praca w firmie była efektywniejsza. Dobrze, jeśli cała organizacja korzysta z tych samych narzędzi – dzięki temu łatwiej jest planować zadania dla całego zespołu.

Kontrola czasu trwania procesów jest zjawiskiem niedocenianym. Z jednej strony wymaga bardzo konsekwentnego działania i regularnej kontroli, z drugiej strony potrzebne są narzędzia, które pozwalają osiągnąć tego rodzaju efekt. Przy czym sam pomiar czasu trwania procesu nie załatwia sprawy, ponieważ mierzymy jedynie ile czasu zabrała nam konkretna czynność. W takiej sytuacji krótszy czas pracy poświęcony na proces może wynikać z urlopu albo zwolnienia i generalnie wprowadzać w błąd, gdyż daje informacje o mniejszej ilości czasu, jaki został na coś poświęcony.

Dopiero użycie wskaźników wydajnościowych pozwala na realną ocenę wydajności pracy pracownika. Jednym z narzędzi informatycznych, które umożliwiają kontrolę wydajności jest Work Performance System online umożliwiający połączenie pomiaru czasu procesu oraz danych dotyczących liczbę konkretnych operacji zrealizowanych przez pracowników.

Połączenie obu elementów tworzy realny wskaźnik wydajności, dostarczając na bieżąco informacje na temat właśnie wydajności. Przejrzysty sposób wizualizacji danych pozwala porównywać wydajność pracowników i włączyć tego typu informacje w szerszy system wskaźników, jaki organizacja stawia sobie jako cel do osiągnięcia. 

Dane, które można wykorzystywać w kontekście wydajności pracowników, można przetwarzać dzięki Work Performance System online na wiele sposobów. Właściwie jedynym ograniczeniem jest konkretna potrzeba organizacji – jakiego rodzaju wydajność miałaby być analizowana. Możemy porównywać wydajność pomiędzy pracownikami albo uwzględniać wydajność pracownika w konkretnym procesie w zależności od sposoby jego organizacji.

Niezależnie od sytuacji zawsze będziemy potrzebować narzędzia, które pozwoli nam  na bieżąco mierzyć czas procesu – bez takiej funkcjonalności poprawienie wydajności pracowników nie będzie możliwe.

Jak wygląda zarządzanie w firmach?

Bolączką wielu firm, zarówno tych produkcyjnych, jak i usługowych, są niejednorodne standardy (a wręcz ich brak). Niekiedy zdarza się, że ktoś ustalił zasady pracy, raportowania itd., ale podczas onboardingu nowych pracowników było to pomijane lub traktowane pobieżnie. Wskutek tego kolejni pracownicy albo ich nie przestrzegali, albo robili to na własny sposób. Nie wynika to ze złej woli – a częściej z niedopilnowania odpowiedniego wdrożenia zespołu czy braku ujednolicenia procedur dla całej firmy.

Najskuteczniejszym sposobem na zarządzanie jest wdrożenie odpowiednich narzędzi – aplikacji umożliwiających elektroniczny pomiar czasu pracy czy planowanie zadań. Jeśli nie wdroży się żadnego oprogramowania obowiązującego w całej firmie, istnieje ryzyko, że każdy będzie raportował w zupełnie inny sposób. Taka niespójność sprawia, że trudno jest porównywać efekty. Monitoring efektywności jest kluczowy – zwłaszcza w dużych i średnich firmach.

Jak kontrolować wskaźniki?

Aby mieć kontrolę nad realizacją celów biznesowych firmy, należy jasno je wyznaczyć i zakomunikować wszystkim pracownikom. Każdy powinien wiedzieć, do czego dąży i rozumieć swoją odpowiedzialność za osiągnięcie docelowego efektu. Rozliczanie KPI będzie możliwe pod warunkiem, że będą one dobrze opisane, określone w czasie i mierzalne. To właśnie z tego powodu trudno jest określać stopień ich realizacji bez jednego narzędzia dla całej firmy. Aby lepiej oceniać efektywność pracowników, warto wprowadzić elektroniczny pomiar czasu pracy, który daje dane w czasie rzeczywistym na temat etapu zaawansowania prac nad danym procesem. Pozwala to lepiej zarządzać ludźmi i produkcją, a także optymalizować koszty w przedsiębiorstwie.

Narzędzia, które wspomagają zarządzanie

Często naszym klientom rekomendujemy wdrożenie WPS, czyli Work Performance System. To narzędzie, które w czasie rzeczywistym zbiera dane o czasie pracy, a także pozwala generować zaawansowane raporty dotyczące poziomu realizacji założonych celów. Pomaga to poprawiać efektywność pracy pracowników, skracać czas realizacji projektów i procesów, a także kontrolować na bieżąco przyjęte KPI. Pozyskane dane mogą również ułatwić standaryzację dzięki opracowaniu realnych norm czasu trwania czynności i procesów. Wreszcie – tak kompleksowe dane zebrane w jednym miejscu ułatwią pracę managerom odpowiedzialnym za zarządzanie swoimi działami czy nawet całą firmą. Wiele organizacji będzie podążać w kierunku automatyzacji pomiaru efektywności pracy, bo to najskuteczniejszy sposób na sprawne zarządzanie niezależnie od wielkości firmy.