Czas pracy

Pierwszą rzeczą, która zdecydowanie się zmieniła na przestrzeni lat, są godziny pracy. Dawniej większość zawodów bazowała na stałym czasie, niezależnie od systemu. Dziś ani elastyczny model, ani nadgodziny nikogo nie dziwią. Zarządzanie pracownikami, którzy wykonują swoje obowiązki w różnych godzinach (a czasem i różnych strefach czasowych) nie jest łatwe. Trudno też egzekwować efektywność czasu w pracy, w związku z tym jako pracodawcy nie wiemy, czy nie są to sztucznie generowane koszty, których można byłoby uniknąć, gdyby zadania były rozdysponowane w inny sposób.

Rola lidera

Warto także zwrócić uwagę na to, jak ewoluowała rola lidera. Można wręcz zaryzykować stwierdzenie, że prawdziwe przywództwo narodziło się całkiem niedawno, podczas gdy wcześniej mieliśmy do czynienia raczej z kierowaniem czy wręcz nadzorowaniem. W czym tkwi różnica?

Przede wszystkim – w zaangażowaniu osoby, która stoi na czele zespołu. Dziś już nie tylko kontroluje efekty prac, ale również motywuje, planuje pracę, rozwiązuje konflikty, przewiduje ewentualne zagrożenia, zanim się jeszcze pojawią. Dobry lider musi znać swój zespół – zalety i wady każdego pracownika, jego kompetencje i talenty. Dzięki temu nie tylko wie, jak z nim rozmawiać, lecz również może dobrze wykorzystać jego predyspozycje do realizacji strategii firmy.

Narzędzia

W dobie zmieniającego się trybu pracy – elastycznych godzin, pracy zdalnej, hybrydowej czy tak popularnego dziś workation (czyli połączenia pracy z wakacjami) – liderzy muszą monitorować efekty swojego zespołu, aby być na bieżąco. Dane to dziś potęga – są niezbitym dowodem efektywności (bądź jej braku), pozwalają eliminować marnotrawstwa i mądrze dysponować zasobami.

To właśnie dlatego stworzyliśmy Work Performance System – nasze autorskie oprogramowanie BDO Advisory, pozwalające na monitorowanie czasu pracy zespołu – nawet zdalnej, 24/7. Dane są zbierane w czasie rzeczywistym, a na ich podstawie powstają raporty umożliwiające weryfikowanie realizacji założonych celów. Dzięki temu można poprawność efektywność pracowników, optymalizować czas pracy przy poszczególnych projektach i procesach, definiować i kontrolować KPI, opracowywać normy czasowe dla czynności i procesów czy integrować dane zarządcze z różnych źródeł w jednym miejscu.

Rynek pracy zmienia się dziś dynamicznie. Z jednej strony mamy brak stabilności, częste zmiany i miks pokoleń, które komunikują się na zupełnie inne sposoby. Z drugiej zaś szerokie spektrum możliwości, technologii i metod, które pomagają w zarządzaniu nawet ogromnymi korporacjami. Fakt, że wyzwań jest coraz więcej, nie powinien być jednak dla pracodawców problemem, jeśli wdrożą odpowiednie narzędzia usprawniające.

 Zalety modelu rozliczania godzinowego 

Zwolennicy elastycznego podejścia wskazują w dużej mierze na większą efektywność wykonywanych zadań. To pracownicy decydują, jak chcą planować swój dzień i dostosowują tempo pracy do aktualnych obowiązków.  

 Są mniej sfrustrowani, bo w razie potrzeby mogą tak zorganizować obowiązki, by ze wszystkim zdążyć na czas. A to bezpośrednio przekłada się na pracę wszystkich w firmie – dostarczanie na czas produktów i usług jest nie tylko niezbędne dla dobrej kondycji finansowej przedsiębiorstwa, lecz także dla utrzymania płynności pracy. Ludzie zazwyczaj nie są w pracy całkowicie niezależni – są przeważnie odpowiedzialni za dany fragment produktu lub usługi, co sprawia, że inni pracownicy są terminowo uzależnieni od nich. Jedno opóźnienie pociąga za sobą kolejne. To jak efekt domina, dlatego tak ważne jest, aby wszyscy wykonywali swoje obowiązki w wyznaczonym czasie. 

W modelu elastycznym łatwiej także zachować work-life balance, bo pracownicy mogą w razie konieczności załatwić prywatne sprawy w dogodnym dla siebie czasie, co jest kluczowe w kontekście np. wizyt w urzędach, których godziny pracy pokrywają się ze standardowym czasem pracy w wielu zakładach. Nie muszą brać urlopu na takie okoliczności, bo są w stanie pogodzić życie prywatne z zawodowym. Przekłada się to także pozytywnie na ich zdrowie psychiczne i fizyczne.  

 Podsumowując, zalety elastycznego czasu pracy to: 

• lepsza efektywność pracowników, 
• poprawa dostaw na czas, 
• płynniejsza praca całego zakładu, 
• szczęśliwsi i zdrowsi pracownicy. 

Zalety stałego czasu pracy 

A co przemawia za tradycyjnym modelem? To dobry sposób dla tych, którzy nie są na tyle zmobilizowani, by sami z siebie pilnować czasu pracy i realizować zadania w wyznaczonym terminie. To naturalne, że nie każdy może nadawać się do takiego trybu pracy. 

Co więcej, standardowy, jednakowy dla wszystkich czas, w którym przebywają w firmie, pomaga budować relacje między pracownikami. Inaczej niż w przypadku pracy elastycznej, każdy ma ze sobą bieżący kontakt. Nie ogranicza się on wyłącznie do pisania maili czy korzystania z firmowego komunikatora, ale polega na faktycznych spotkaniach zespołu.  

Kontakty z pracownikami, możliwość wspólnego realizowania projektów i spędzanie przerw w swoim towarzystwie tworzy przecież atmosferę w firmie, która dla wielu jest jednym z głównych kryteriów oceny pracodawcy. Dzięki temu wzmacniamy ich poczucie przywiązania do firmy i przynależności do grupy. Pracownicy faktycznie czują, że mają oparcie w innych. Mogą sprawniej realizować zadania grupowe, w których obecność całego zespołu jest kluczowa. 

Warto jednak pamiętać, że nie w każdej firmie elastyczny model się sprawdzi – zwłaszcza w kontekście firm produkcyjnych może okazać się to zwyczajnie niemożliwe. 

Podsumowując, za stałymi godzinami pracy przemawia: 

• fakt, że nie każdy ma w sobie na tyle samodyscypliny, aby efektywnie pracować w modelu elastycznym, 
• nie każda firma nadaje się do wprowadzenia elastycznego czasu pracy, 
• budowanie relacji między pracownikami, 
• sprawniejsze wykonywanie zadań zespołowych, 
• tworzenie pozytywnej atmosfery w firmie.

Jaki model wybrać? 

 Musimy jednak wziąć pod uwagę, że każda firma jest zupełnie inna, ma inne podstawy i inny zespół. Nie każdy odnajdzie się w modelu elastycznym, dlatego zawsze należy rozpatrywać tę kwestię indywidualnie – zarówno pod kątem interesów przedsiębiorstwa, jak i modelu pracy konkretnego pracownika.  

Nie sposób pominąć, że jeden i drugi model stanowi pewne pole do nadużyć. Pracownicy mogą niekiedy zarządzać swoim czasem nieefektywnie (a niekiedy nawet doskonale maskować się z własną nieproduktywnością). To zjawisko spotykane w różnych firmach – niezależnie od tego, czy zatrudnieni pracują w nich po 8 lub 12 godzin dziennie, czy też elastycznie dopasowują swój czas pracy do aktualnego zapotrzebowania. Zarządzanie ludźmi zawsze wymaga pewnej dozy zaufania, a stosowany model bezpośrednio zależy od kultury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa. W konsekwencji jest on nierozerwalnie związany z preferowanym przez liderów stylem zarządzania. 

Niezależnie od wykorzystywanego modelu organizacji czasu pracy warto wprowadzić mechanizmy mierzenia czasu pracy pracowników,. Nie tylko w celu weryfikacji efektywności stosowanego rozwiązania ale także na potrzeby ciągłego doskonalenia procesu.. W tym celu można skorzystać z aplikacji do pomiaru czasu pracy jaką jest Work Performance System. Umożliwia on a nie tylko sam pomiar ale również analizę pracy, analizę efektywności i analizę wydajności, a to tylko część zastosowań, do których można ją wykorzystać. Z naszego doświadczenia wynika, że firmy, które z niego korzystają, odnotowują nie tylko poprawę produktywności pracowników, ale również redukują stres i frustracje, eliminują marnotrawstwa, a w dodatku wpływają na zadowolenie klientów. Pośrednio przekłada się to również na oszczędności finansowe przedsiębiorstwa.  

Warto zatem – oprócz wyboru trybu pracy – monitorować na bieżąco procesy, które można poprawić. Przyniesie to korzyści i firmie, i pracownikom. 

Jednym z najważniejszych pytań, jakie zadają sobie liderzy projektów, jest: „Jak skończyć z zespołem projekt w terminie, z którego wszyscy będą zadowoleni?”. Ze zdalną realizacją projektów wiąże się dużo problemów, zaczynając od tego, że współpracownicy pracujący poza biurem są narażeni na różne bodźce, które nie pomagają w skupieniu ani efektywności. W domu – jak to w domu, co chwila coś nas dekoncentruje, odrywa od tego, co terminowe i trudno nad tym zapanować. Ryzyko nieukończenia pracy w terminie z każdym dniem potrafi znacząco rosnąć, doprowadzając do efektu kuli śniegowej – do jednego dnia opóźnienia dochodzi drugi dzień. Buduje to niepokój i stwarza sytuację stresową, która w następstwie prowadzi do pracy po nocach, zmęczenia i frustracji, a nawet trudnych rozmów z przełożonym. Oczywiście skutkuje to także niską jakością efektów – w rezultacie nikt nie jest zadowolony, a my, wewnętrznie, mamy poczucie, że „można było to zrobić inaczej, gdybym wiedział, że to zajmie mi tyle czasu…”.

Z drugiej strony, nawet jeśli takie sytuacje mają miejsce, trudno akceptuje się klasyczny model kontroli postępu w projekcie w postaci raportów, telekonferencji i telefonów (oczywiście tym częstsze, im bliżej do zakończenia projektu). Gdyby to rozwiązanie było efektywne i wszystkie projekty realizowane byłyby w terminie, to pewnie nie byłoby tylu dyskusji na temat poprawy tej sytuacji.

Czy z tego zaklętego kręgu jest jakieś wyjście? Jest. Jeżeli praca zdalna opiera się na wiedzy, należy zadać sobie pytanie, ile realnie poświęcamy czasu na poszczególne zadania w projekcie. Dzięki temu zwiększymy poczucie kontroli nad naszymi obowiązkami. W poprzednim zdaniu kluczowe słowo to „realnie”. Ludzie ze względu na sposób funkcjonowania mózgu z reguły nie doszacowują ryzyk i przeszacowują korzyści. Mówiąc skrótowo, z reguły jesteśmy przekonani, że zawsze zdążymy ukończyć pracę w terminie, podczas gdy czas biegnie swoim rytmem, na który nie mamy wpływu. Również biorąc pod uwagę „rozpraszacze”, które często towarzyszą nam w pracy z domu, czas leci nam przez palce i tracimy nad nim kontrolę.

Świadomość tego, ile czasu zajmuje nam konkretna czynność, jest w interesie wszystkich członków projektu. W projektach często spotykają się sprzeczne interesy i jednym z najważniejszych jest właśnie kwestia czasu.

To podstawowa przyczyna, dlaczego narzędzia informatyczne do pomiaru czasu w ramach prowadzonej aktywności zyskują na popularności. Przy użyciu tych narzędzi można mierzyć liczbę godzin, które poświęcamy na konkretną aktywność lub cały projekt. Można także porównywać, skąd się biorą różnice w czasie pracy nad tymi samymi działaniami. Inną zaletą jest fakt, że można również wyznaczyć sobie konkretne wskaźniki KPI i monitorować na bieżąco stopień ich realizacji.

W BDO Advisory oferujemy tego typu rozwiązanie do pracy biurowej i do pracy zdalnej. Oprogramowanie Work Performance System online (WPS) pozwala mierzyć czas czynności, weryfikować, czy mieści się to w przyjętych wskaźnikach KPI, a dzięki temu, że informacje zbierane są przez oprogramowanie na bieżąco – informacja na temat tego, czy projekt jest realizowany w czasie, który zaplanowaliśmy, dostarczana jest przez oprogramowanie w czasie rzeczywistym do kierowników i managerów.

Instalacja systemu odbywa się zdalnie i zajmuje około 3-5 godzin. Od momentu uruchomienia WPS-a dane dotyczące aktywności pracowników spływają na bieżąco, więc w czasie rzeczywistym kontrolujemy, w których miejscach praca jest ułożona właściwie i zajmuje tyle czasu, ile chcemy na nią przeznaczyć. Oczywiście widać też to, co wymaga korekty – ale warto to podkreślić, że to WIDAĆ, dzięki czemu mamy szansę zareagować odpowiednio szybko, zamiast stresować się tym, że już na pewno nie zdążymy z terminem. Dodatkową zaletą jest to, że z WPS można korzystać na dowolnym urządzeniu (laptop, tablet, telefon) i z dowolnego miejsca, pod warunkiem, że mamy dostęp do internetu.

Wszystkie dane zebrane przez oprogramowanie są przechowywane w jednolitej formie cyfrowej, a nie w postaci kartek schowanych do segregatorów, uzupełnianych ręcznym pismem przez coraz to innego pracownika. Na przestrzeni lat widać, że takie rozwiązania generowały wiele problemów. Biblioteka cyfrowa tworzona dzięki WPS to gromadzona przez firmę szeroka wiedza. Jeśli firma ma z niej korzystać i wspomagać tym samym swoje procesy i efektywność, należy dopilnować, żeby sposób gromadzenia tych danych usprawniał raportowanie i zbieranie informacji, a nie dodawał pracy zespołowi. W przypadku korzystania z WPS online wiedza gromadzi się w zasadzie sama – i to w czasie rzeczywistym.

Warto dodać, że oprogramowanie tego typu wpływa na przewagę konkurencyjną. Oczywiście nie ma obowiązku stosowania takich narzędzi. Jeśli jednak konkurencja wdrożyła taki system i dzięki temu poprawiła efektywność, to warto rozważyć, czy nie powinniśmy dysponować takim oprogramowaniem żeby skutecznie analizować aktywność pracowników z perspektywy realizacji postawionych celów. Tylko nastawienie organizacji w kierunku poprawy efektywności pozwala na rozwój – bez codziennej pracy firmy z danymi wytwarzanymi w trakcie realizacji projektów czy zadań jest niemożliwe.

Wojciech Chmielewski

Zapoznaj się z naszym WPS i przetestuj całkowicie za darmo przez 14 dni!