Przedsiębiorstwa, które nie wdrożą rozwiązań dla pracy hybrydowej będą miały problem z pozyskaniem nowych lub utrzymaniem obecnych pracowników, ale też osłabią swoją pozycję konkurencyjną. Na ten temat z Sebastianem Kochańcem, partnerem w BDO Advisory rozmawia portal fpg24.pl.

Pandemia COVID-19 nieodwracalnie wpłynęła na formę pracy na całym świecie. Konieczność przejścia z dnia na dzień wielu firm na tryb zdalny była początkowo szokiem, ale bardzo szybko przeszła do fazy czegoś naturalnego. Dziś część pracowników na takiej formie współpracy została lub zamieniła ją na hybrydę. Czy doradzając klientom w zakresie m.in. poprawy efektywności możecie powiedzieć, jak praca zdalna czy hybryda na tę efektywność przedsiębiorstw wpłynęła?

Wszyscy nasi obecni klienci oraz ci, z którymi współpracowaliśmy w roku ubiegłym wprowadzili u siebie możliwość pracy zdalnej. Oczywiście skala tego zjawiska jest różna i wynika głównie z charakteru działalności firmy, ale bez wątpienia można powiedzieć, że u wszystkich klientów bez wyjątku w działach administracyjnych, finansowych, zarządzania projektami wprowadzono możliwość hybrydy. Czy wpłynęła na efektywność? Tutaj musimy doprecyzować, co rozumiemy przez efektywność, gdyż powszechnie dla wielu osób efektywność, wydajność czy nawet produktywność to tożsame pojęcia, a tak nie jest. W skrócie: efektywność to realizacja zadania przy jak najmniejszych zaangażowanych zasobach i nakładach, a wydajność to liczba zrealizowanych zadań w ramach czasu poświęconego na ich realizację. W efektywności – chcąc ją zwiększyć – firmy starają się redukować liczbę roboczogodzin i innych nakładów do realizacji tego samego poziomu produkcji, a w wydajności chodzi o to, aby zwiększyć poziom produkcji na roboczogodzinę. Niby bardzo podobnie, ale jednak różnie.

Czy możemy to jakoś zobrazować?

Jako wyjaśnienie różnicy podam przykład z jednego z moich ostatnich projektów z obszaru sprzedaży w dużym przedsiębiorstwie, które posiada własne zespoły handlowców. Zwiększenie wydajności to zwiększenie liczby wykonanych telefonów w celu zdobycia klienta, a zwiększenie efektywności to zwiększenie liczby odsetka skuteczności takich rozmów.

To wróćmy do pytania o hybrydę.

Tak. W sensie wymiernym na pewno ma to odzwierciedlenie w kosztach związanych z pracą w siedzibie lub oddziałach, mniejszym zapotrzebowaniem na powierzchnię biurową, zaplecze, choć oczywiście niektóre firmy jeszcze nie zdążyły tego skonsumować, choćby z uwagi na terminowe umowy najmu czy też fakt, że nie podjęto jeszcze decyzji, co zrobić z własną powierzchnią – czy uda się ją na przykład podnająć. Natomiast domyślam się, że pytanie dotyczyło bardziej wydajności pracowników. No bo jeśli pracują z domu, a efekty ich pracy nie są mierzone lub są trudne do zmierzenia, to wówczas pytanie staje się bardzo zasadne: czy dla firmy lepiej, aby pracowali zdalnie, hybrydowo, czy aby jednak wrócili do pracy w biurze.

Cały wywiad można przeczytać pod tym linkiem: Hybryda to już nie tylko życzenie pracowników. To obowiązek pracodawców [WYWIAD] – Forum Polskiej Gospodarki (fpg24.pl)

2 lata temu pisaliśmy o aplikacjach, które warto wdrożyć w organizacji, aby pracować efektywniej. Tym razem przedstawiamy kolejne 5 propozycji dla firm, dzięki którym wykonywanie obowiązków będzie sprawniejsze i łatwiejsze!

• Asana

Jedna z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania czasem. Pozwala na planowanie i współdzielenie zadań, przejrzyste zapisywanie w kalendarzu, przypisywanie ich do konkretnych projektów lub osób, dodawanie załączników czy komentowanie. Jest często stosowana w dużych korporacjach lub firmach z branży IT czy kreatywnej. Dużą zaletą narzędzia jest przyjemny i prosty interfejs. 

• HeySpace

Warto zwrócić uwagę także na polską aplikację HeySpace, łączącą funkcje komunikacyjne i zarządzanie projektem. To coś jak połączenie Slacka i Trello lub Asany. Co więcej, interfejs bardzo przypomina ten należący do Slacka lub Asany, więc poruszanie się po oprogramowaniu będzie łatwe. Użytkownicy skorzystają z tablic z zadaniami oraz z chatu. Ciekawym elementem jest podgląd procentowego stopnia realizacji zadania, co pomaga menedżerom projektów mieć kontrolę nad procesem.

• Realtime board

Narzędzie to pomoże w pracy grupowej. Wszelkie burze mózgów czy wspólne prace koncepcyjne będą łatwiejsze, jeśli skorzystamy z tablic dzielonych w czasie rzeczywistym. Można skorzystać z już gotowych szablonów (m.in. kanban, wykres Gantta, dni tygodnia) lub stworzyć własny według potrzeb. W realtime board użytkownicy załączają pliki, a jeśli logują się do aplikacji przez konto Google, mogą również wstawiać pliki z chmury bądź zapisywać bezpośrednio w niej. Tworzą także wykresy, rysunki i teksty, uzyskując szczegółowe notatki. 

• OneTab

Znacie ten moment, w którym macie już tyle otwartych zakładek, że przestajecie się orientować, gdzie znaleźć potrzebne informacje? Jeśli korzystacie z Google Chrome, warto zwrócić uwagę na wtyczkę OneTab. Zamienia ona wiele otwartych zakładek w jedną kartę z linkami umieszczonymi w formie listy. Co istotne, korzystanie z wtyczki pozwala odciążyć pamięć RAM – jak deklaruje producent, nawet o 95%. Komputer będzie zatem działał szybciej, a Wy nie musicie się martwić szukaniem tej zakładki, która akurat jest potrzebna.

• Feedly

Świetne narzędzie dla ciekawych świata. Przydaje się niezależnie od branży. Pomaga zebrać najważniejsze dane dotyczące np. danej branży czy konkurencji, dlatego będzie szczególnie przydatny tym, którzy dzień muszą zaczynać od researchu. Agreguje wiadomości z różnych serwisów i blogów, dzięki czemu nie trzeba przeglądać każdej strony osobno, a wszystko jest w zasięgu ręki. Umożliwia oznaczenie np. do przeczytania później lub przeniesienie do aplikacji Pocket, która zbiera i zapisuje artykuły nawet bez dostępu do sieci. Co istotne, Feedly podpowiada również inne podobne media z wybranego zakresu tematycznego. Warto zatem korzystać z tej platformy, aby zaoszczędzić czas na robieniu codziennej prasówki.

Narzędzi do zarządzania zadaniami i zasobami ludzkimi jest wiele. Warto wybrać dwa lub trzy kluczowe, które pełnią różne funkcje i korzystać z nich, aby praca w firmie była efektywniejsza. Dobrze, jeśli cała organizacja korzysta z tych samych narzędzi – dzięki temu łatwiej jest planować zadania dla całego zespołu.

Kontrola czasu trwania procesów jest zjawiskiem niedocenianym. Z jednej strony wymaga bardzo konsekwentnego działania i regularnej kontroli, z drugiej strony potrzebne są narzędzia, które pozwalają osiągnąć tego rodzaju efekt. Przy czym sam pomiar czasu trwania procesu nie załatwia sprawy, ponieważ mierzymy jedynie ile czasu zabrała nam konkretna czynność. W takiej sytuacji krótszy czas pracy poświęcony na proces może wynikać z urlopu albo zwolnienia i generalnie wprowadzać w błąd, gdyż daje informacje o mniejszej ilości czasu, jaki został na coś poświęcony.

Dopiero użycie wskaźników wydajnościowych pozwala na realną ocenę wydajności pracy pracownika. Jednym z narzędzi informatycznych, które umożliwiają kontrolę wydajności jest Work Performance System online umożliwiający połączenie pomiaru czasu procesu oraz danych dotyczących liczbę konkretnych operacji zrealizowanych przez pracowników.

Połączenie obu elementów tworzy realny wskaźnik wydajności, dostarczając na bieżąco informacje na temat właśnie wydajności. Przejrzysty sposób wizualizacji danych pozwala porównywać wydajność pracowników i włączyć tego typu informacje w szerszy system wskaźników, jaki organizacja stawia sobie jako cel do osiągnięcia. 

Dane, które można wykorzystywać w kontekście wydajności pracowników, można przetwarzać dzięki Work Performance System online na wiele sposobów. Właściwie jedynym ograniczeniem jest konkretna potrzeba organizacji – jakiego rodzaju wydajność miałaby być analizowana. Możemy porównywać wydajność pomiędzy pracownikami albo uwzględniać wydajność pracownika w konkretnym procesie w zależności od sposoby jego organizacji.

Niezależnie od sytuacji zawsze będziemy potrzebować narzędzia, które pozwoli nam  na bieżąco mierzyć czas procesu – bez takiej funkcjonalności poprawienie wydajności pracowników nie będzie możliwe.

Pracoholizm – alarmujące sygnały

Początkowo, większość pracoholików może sprawiać wrażenie osób niezwykle pracowitych, zaangażowanych w swoją pracę i doskonale zorganizowanych. Przejmują wiele obowiązków oraz z ogromną uwagą wykonują swoje zadania, co czyni z nich pracowników idealnych w oczach ich pracodawców. I tak rzeczywiście na początku jest – jednak nikt nie może stale funkcjonować na tak wysokich obrotach i z czasem dochodzi do wypalenia zawodowego – zaznacza Wojciech Chmielewski. 

 Każdy pracodawca powinien być szczególnie wyczulony na poniższe objawy:

• zapominanie o powierzonych zadaniach,
• zaniedbywanie życia prywatnego (odwoływanie spotkań z przyjaciółmi i rodziną, przesiadywanie w pracy do późna),
• pracowanie w weekendy i na urlopie,
• przesadny, wręcz chorobliwy perfekcjonizm,
• kontrolowanie innych osób, wykonywanie pracy za nich,
• obsesyjne rozmyślanie o pracy,
• stawianie sobie coraz wyższych wymagań,
• obniżenie satysfakcji z pracy.

Organizacja pracy w małych i dużych firmach 

Osoby dotknięte pracoholizmem można spotkać zarówno w małych firmach, jak i wielkich korporacjach. Warto zwrócić uwagę na sytuacje sprzyjające występowaniu pracoholizmu w organizacjach:

– Nadmierne zaangażowanie w pracę bywa kojarzone z dużymi korporacjami, gdzie obowiązują sztywne reguły i wymagania wobec pracowników, jednak jest to mylne wrażenie. Pracoholizm może wystąpić w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. W niewielkich przedsiębiorstwach pracownicy mogą czuć się bardzo odpowiedzialni za firmę i powierzone jej projekty – ma to miejsce szczególnie w organizacjach, które są bardzo młode i cały zespół pracuje na ich sukces. Z kolei w korporacjach występowaniu pracoholizmu sprzyjają wyznaczane KPI czy możliwość pracowania na dodatkowo płatnych nadgodzinach – dodaje prezes BDO Advisory, Jarosław Sobkowiak.

Nie zawsze notoryczne zostawanie w pracy po godzinach jest oznaką pracoholizmu. Może to oznaczać złe zarządzanie swoim czasem, co następnie prowadzi do podobnych konsekwencji, co pracoholizm – wypalenie, frustracja czy poczucie zaniedbywania życia prywatnego. Narzędzia jak Work Performance System pomagają zapobiegać takim sytuacjom i optymalnie planować czas pracy pracowników. 

Jak pracodawca może przeciwdziałać pracoholizmowi w swojej firmie? 

Jednym z efektywniejszych sposobów przeciwdziałania pracoholizmowi w organizacji jest mierzenie i normowanie czasu pracy za pomocą dedykowanych narzędzi. Analiza nadgodzin czy dni, w jakie pracownik wykonuje swoją pracę, może pomóc zaobserwować pierwsze objawy pracoholizmu i im przeciwdziałać.

– Wbrew obiegowej opinii, pomiar czasu pracy pracowników nie ma na celu kontroli „co do minuty”, by dokładać poszczególnym osobom nowych zadań. Takie narzędzia jak Work Performance System, które mamy w swojej ofercie, służą temu, by m.in. mierzyć efektywność czasu pracy czy sprawdzać, ile czasu dany pracownik poświęca na swoje zadania. Dzięki temu można następnie planować pracę całego zespołu i odciążać bardzo zapracowane osoby – to pozwala zmniejszyć ryzyko wystąpienia pracoholizmu i wypalenia zawodowego w firmie – mówi Wojciech Chmielewski. 

Work Performance System autorstwa BDO Advisory pozwala także mierzyć i analizować czas pracy w firmach, które funkcjonują w 100% zdalnie. To ważne zwłaszcza teraz, gdy wiele firm przeszło na tryb pracy hybrydowej lub zdalnej – w takiej sytuacji jeszcze trudniej jest oddzielić życie zawodowe od prywatnego, a narzędzia takie jak WPS pomagają usystematyzować pracę i w efekcie zmniejszyć ryzyko wystąpienia pracoholizmu u pracowników. Więcej szczegółów znajdziecie tutaj: https://www.wpsonline.pl/. 

Jednym z najważniejszych pytań, jakie zadają sobie liderzy projektów, jest: „Jak skończyć z zespołem projekt w terminie, z którego wszyscy będą zadowoleni?”. Ze zdalną realizacją projektów wiąże się dużo problemów, zaczynając od tego, że współpracownicy pracujący poza biurem są narażeni na różne bodźce, które nie pomagają w skupieniu ani efektywności. W domu – jak to w domu, co chwila coś nas dekoncentruje, odrywa od tego, co terminowe i trudno nad tym zapanować. Ryzyko nieukończenia pracy w terminie z każdym dniem potrafi znacząco rosnąć, doprowadzając do efektu kuli śniegowej – do jednego dnia opóźnienia dochodzi drugi dzień. Buduje to niepokój i stwarza sytuację stresową, która w następstwie prowadzi do pracy po nocach, zmęczenia i frustracji, a nawet trudnych rozmów z przełożonym. Oczywiście skutkuje to także niską jakością efektów – w rezultacie nikt nie jest zadowolony, a my, wewnętrznie, mamy poczucie, że „można było to zrobić inaczej, gdybym wiedział, że to zajmie mi tyle czasu…”.

Z drugiej strony, nawet jeśli takie sytuacje mają miejsce, trudno akceptuje się klasyczny model kontroli postępu w projekcie w postaci raportów, telekonferencji i telefonów (oczywiście tym częstsze, im bliżej do zakończenia projektu). Gdyby to rozwiązanie było efektywne i wszystkie projekty realizowane byłyby w terminie, to pewnie nie byłoby tylu dyskusji na temat poprawy tej sytuacji.

Czy z tego zaklętego kręgu jest jakieś wyjście? Jest. Jeżeli praca zdalna opiera się na wiedzy, należy zadać sobie pytanie, ile realnie poświęcamy czasu na poszczególne zadania w projekcie. Dzięki temu zwiększymy poczucie kontroli nad naszymi obowiązkami. W poprzednim zdaniu kluczowe słowo to „realnie”. Ludzie ze względu na sposób funkcjonowania mózgu z reguły nie doszacowują ryzyk i przeszacowują korzyści. Mówiąc skrótowo, z reguły jesteśmy przekonani, że zawsze zdążymy ukończyć pracę w terminie, podczas gdy czas biegnie swoim rytmem, na który nie mamy wpływu. Również biorąc pod uwagę „rozpraszacze”, które często towarzyszą nam w pracy z domu, czas leci nam przez palce i tracimy nad nim kontrolę.

Świadomość tego, ile czasu zajmuje nam konkretna czynność, jest w interesie wszystkich członków projektu. W projektach często spotykają się sprzeczne interesy i jednym z najważniejszych jest właśnie kwestia czasu.

To podstawowa przyczyna, dlaczego narzędzia informatyczne do pomiaru czasu w ramach prowadzonej aktywności zyskują na popularności. Przy użyciu tych narzędzi można mierzyć liczbę godzin, które poświęcamy na konkretną aktywność lub cały projekt. Można także porównywać, skąd się biorą różnice w czasie pracy nad tymi samymi działaniami. Inną zaletą jest fakt, że można również wyznaczyć sobie konkretne wskaźniki KPI i monitorować na bieżąco stopień ich realizacji.

W BDO Advisory oferujemy tego typu rozwiązanie do pracy biurowej i do pracy zdalnej. Oprogramowanie Work Performance System online (WPS) pozwala mierzyć czas czynności, weryfikować, czy mieści się to w przyjętych wskaźnikach KPI, a dzięki temu, że informacje zbierane są przez oprogramowanie na bieżąco – informacja na temat tego, czy projekt jest realizowany w czasie, który zaplanowaliśmy, dostarczana jest przez oprogramowanie w czasie rzeczywistym do kierowników i managerów.

Instalacja systemu odbywa się zdalnie i zajmuje około 3-5 godzin. Od momentu uruchomienia WPS-a dane dotyczące aktywności pracowników spływają na bieżąco, więc w czasie rzeczywistym kontrolujemy, w których miejscach praca jest ułożona właściwie i zajmuje tyle czasu, ile chcemy na nią przeznaczyć. Oczywiście widać też to, co wymaga korekty – ale warto to podkreślić, że to WIDAĆ, dzięki czemu mamy szansę zareagować odpowiednio szybko, zamiast stresować się tym, że już na pewno nie zdążymy z terminem. Dodatkową zaletą jest to, że z WPS można korzystać na dowolnym urządzeniu (laptop, tablet, telefon) i z dowolnego miejsca, pod warunkiem, że mamy dostęp do internetu.

Wszystkie dane zebrane przez oprogramowanie są przechowywane w jednolitej formie cyfrowej, a nie w postaci kartek schowanych do segregatorów, uzupełnianych ręcznym pismem przez coraz to innego pracownika. Na przestrzeni lat widać, że takie rozwiązania generowały wiele problemów. Biblioteka cyfrowa tworzona dzięki WPS to gromadzona przez firmę szeroka wiedza. Jeśli firma ma z niej korzystać i wspomagać tym samym swoje procesy i efektywność, należy dopilnować, żeby sposób gromadzenia tych danych usprawniał raportowanie i zbieranie informacji, a nie dodawał pracy zespołowi. W przypadku korzystania z WPS online wiedza gromadzi się w zasadzie sama – i to w czasie rzeczywistym.

Warto dodać, że oprogramowanie tego typu wpływa na przewagę konkurencyjną. Oczywiście nie ma obowiązku stosowania takich narzędzi. Jeśli jednak konkurencja wdrożyła taki system i dzięki temu poprawiła efektywność, to warto rozważyć, czy nie powinniśmy dysponować takim oprogramowaniem żeby skutecznie analizować aktywność pracowników z perspektywy realizacji postawionych celów. Tylko nastawienie organizacji w kierunku poprawy efektywności pozwala na rozwój – bez codziennej pracy firmy z danymi wytwarzanymi w trakcie realizacji projektów czy zadań jest niemożliwe.

Wojciech Chmielewski

Zapoznaj się z naszym WPS i przetestuj całkowicie za darmo przez 14 dni!