Cykl PDCA został opracowany w Japonii na podstawie koła Shewharta, które było propagowane podczas seminariów realizowanych przez Waltera Edwardsa Deminga. Sama koncepcja cyklu jest prosta, ale wielu praktyków podkreśla, że główną trudnością jest jego praktyczne wdrożenie i konsekwentne stosowanie. 

Cykl PDCA składa się z czterech etapów: 

• Plan – planowanie Jest to faza kluczowa. Podczas tego etapu pracownicy definiują problemy, które powinny być odpowiednio zaadresowane. Na tym etapie dokonuje się dokładnego rozpoznania tych problemów, zbiera niezbędne dane i dokonuje analizy przyczynowo-skutkowej oraz opracowuje propozycje rozwiązań, stanowiących hipotezy wymagające przetestowania i weryfikacji. Planowanie może być etapem czasochłonnym, jednak jakość uzyskanych w tym kroku danych jest podstawą wypracowania trafnych rozwiązań. 

• Do – wykonanie. To etap, w którym wprowadzamy w życie wypracowane, hipotetyczne rozwiązania. Jest to faza eksperymentu, w której rozwiązanie testowane jest na małą skalę i przede wszystkim skrupulatnie mierzone. Wyniki tego pomiaru będą niezbędne do realizacji fazy trzeciej, czyli:
• Check – a więc kontrola.Sprawdzenie (kontrola), czy przeprowadzony eksperyment przyniósł oczekiwane efekty. W tym etapie przeprowadzamy analizę porównawczą uzyskanych wyników, z wynikami uzyskiwanymi w obszarze pilotażowym przed wprowadzeniem zmian. Wyniki tej analizy prowadzą są niezbędne w kolejnym kroku.
• Act – co tłumaczymy jako działanie (utrwalanie). Jest to wprowadzenie zmian na pełną skalę, jeżeli uzyskane wyniki spełniły nasze oczekiwania lub powrót do fazy planowania, jeżeli eksperyment w etapie Do zakończył się niepowodzeniem. Znaczy to, tyle, ile uzyskane i zmierzone efekty nie osiągnęły zakładanych celów. 

Czteroetapowy cykl PDCA umożliwia wprowadzanie zmian we wdrażaniu, rozwiązywanie problemów i ciągłe doskonalenie procesów pracy. Dla jego prawidłowego i skutecznego działania konieczne jest stosowanie metod naukowych, a więc ciągła praca na mierzalnych danych oraz zaangażowanie całego zespołu do wspólnego wysiłku. Cykl PDCA musi być stosowany w sposób ciągły i stać się elementem kultury organizacyjnej tak by powtarzające się drobne zmiany prowadziły do coraz doskonalszej organizacji.  

Zapamiętajmy, że największą siłą stosowania cyklu PDCA jest konsekwencja i powtarzalność. Aby ciągłe doskonalenie uruchomić w praktyce konieczne jest jednak przełamanie wielu stereotypów myślowych i dużej determinacji.