Kontrola czasu trwania procesów jest zjawiskiem niedocenianym. Z jednej strony wymaga bardzo konsekwentnego działania i regularnej kontroli, z drugiej strony potrzebne są narzędzia, które pozwalają osiągnąć tego rodzaju efekt. Przy czym sam pomiar czasu trwania procesu nie załatwia sprawy, ponieważ mierzymy jedynie ile czasu zabrała nam konkretna czynność. W takiej sytuacji krótszy czas pracy poświęcony na proces może wynikać z urlopu albo zwolnienia i generalnie wprowadzać w błąd, gdyż daje informacje o mniejszej ilości czasu, jaki został na coś poświęcony.

Dopiero użycie wskaźników wydajnościowych pozwala na realną ocenę wydajności pracy pracownika. Jednym z narzędzi informatycznych, które umożliwiają kontrolę wydajności jest Work Performance System online umożliwiający połączenie pomiaru czasu procesu oraz danych dotyczących liczbę konkretnych operacji zrealizowanych przez pracowników.

Połączenie obu elementów tworzy realny wskaźnik wydajności, dostarczając na bieżąco informacje na temat właśnie wydajności. Przejrzysty sposób wizualizacji danych pozwala porównywać wydajność pracowników i włączyć tego typu informacje w szerszy system wskaźników, jaki organizacja stawia sobie jako cel do osiągnięcia. 

Dane, które można wykorzystywać w kontekście wydajności pracowników, można przetwarzać dzięki Work Performance System online na wiele sposobów. Właściwie jedynym ograniczeniem jest konkretna potrzeba organizacji – jakiego rodzaju wydajność miałaby być analizowana. Możemy porównywać wydajność pomiędzy pracownikami albo uwzględniać wydajność pracownika w konkretnym procesie w zależności od sposoby jego organizacji.

Niezależnie od sytuacji zawsze będziemy potrzebować narzędzia, które pozwoli nam  na bieżąco mierzyć czas procesu – bez takiej funkcjonalności poprawienie wydajności pracowników nie będzie możliwe.

Jak wygląda zarządzanie w firmach?

Bolączką wielu firm, zarówno tych produkcyjnych, jak i usługowych, są niejednorodne standardy (a wręcz ich brak). Niekiedy zdarza się, że ktoś ustalił zasady pracy, raportowania itd., ale podczas onboardingu nowych pracowników było to pomijane lub traktowane pobieżnie. Wskutek tego kolejni pracownicy albo ich nie przestrzegali, albo robili to na własny sposób. Nie wynika to ze złej woli – a częściej z niedopilnowania odpowiedniego wdrożenia zespołu czy braku ujednolicenia procedur dla całej firmy.

Najskuteczniejszym sposobem na zarządzanie jest wdrożenie odpowiednich narzędzi – aplikacji umożliwiających elektroniczny pomiar czasu pracy czy planowanie zadań. Jeśli nie wdroży się żadnego oprogramowania obowiązującego w całej firmie, istnieje ryzyko, że każdy będzie raportował w zupełnie inny sposób. Taka niespójność sprawia, że trudno jest porównywać efekty. Monitoring efektywności jest kluczowy – zwłaszcza w dużych i średnich firmach.

Jak kontrolować wskaźniki?

Aby mieć kontrolę nad realizacją celów biznesowych firmy, należy jasno je wyznaczyć i zakomunikować wszystkim pracownikom. Każdy powinien wiedzieć, do czego dąży i rozumieć swoją odpowiedzialność za osiągnięcie docelowego efektu. Rozliczanie KPI będzie możliwe pod warunkiem, że będą one dobrze opisane, określone w czasie i mierzalne. To właśnie z tego powodu trudno jest określać stopień ich realizacji bez jednego narzędzia dla całej firmy. Aby lepiej oceniać efektywność pracowników, warto wprowadzić elektroniczny pomiar czasu pracy, który daje dane w czasie rzeczywistym na temat etapu zaawansowania prac nad danym procesem. Pozwala to lepiej zarządzać ludźmi i produkcją, a także optymalizować koszty w przedsiębiorstwie.

Narzędzia, które wspomagają zarządzanie

Często naszym klientom rekomendujemy wdrożenie WPS, czyli Work Performance System. To narzędzie, które w czasie rzeczywistym zbiera dane o czasie pracy, a także pozwala generować zaawansowane raporty dotyczące poziomu realizacji założonych celów. Pomaga to poprawiać efektywność pracy pracowników, skracać czas realizacji projektów i procesów, a także kontrolować na bieżąco przyjęte KPI. Pozyskane dane mogą również ułatwić standaryzację dzięki opracowaniu realnych norm czasu trwania czynności i procesów. Wreszcie – tak kompleksowe dane zebrane w jednym miejscu ułatwią pracę managerom odpowiedzialnym za zarządzanie swoimi działami czy nawet całą firmą. Wiele organizacji będzie podążać w kierunku automatyzacji pomiaru efektywności pracy, bo to najskuteczniejszy sposób na sprawne zarządzanie niezależnie od wielkości firmy.

Jednym z najważniejszych pytań, jakie zadają sobie liderzy projektów, jest: „Jak skończyć z zespołem projekt w terminie, z którego wszyscy będą zadowoleni?”. Ze zdalną realizacją projektów wiąże się dużo problemów, zaczynając od tego, że współpracownicy pracujący poza biurem są narażeni na różne bodźce, które nie pomagają w skupieniu ani efektywności. W domu – jak to w domu, co chwila coś nas dekoncentruje, odrywa od tego, co terminowe i trudno nad tym zapanować. Ryzyko nieukończenia pracy w terminie z każdym dniem potrafi znacząco rosnąć, doprowadzając do efektu kuli śniegowej – do jednego dnia opóźnienia dochodzi drugi dzień. Buduje to niepokój i stwarza sytuację stresową, która w następstwie prowadzi do pracy po nocach, zmęczenia i frustracji, a nawet trudnych rozmów z przełożonym. Oczywiście skutkuje to także niską jakością efektów – w rezultacie nikt nie jest zadowolony, a my, wewnętrznie, mamy poczucie, że „można było to zrobić inaczej, gdybym wiedział, że to zajmie mi tyle czasu…”.

Z drugiej strony, nawet jeśli takie sytuacje mają miejsce, trudno akceptuje się klasyczny model kontroli postępu w projekcie w postaci raportów, telekonferencji i telefonów (oczywiście tym częstsze, im bliżej do zakończenia projektu). Gdyby to rozwiązanie było efektywne i wszystkie projekty realizowane byłyby w terminie, to pewnie nie byłoby tylu dyskusji na temat poprawy tej sytuacji.

Czy z tego zaklętego kręgu jest jakieś wyjście? Jest. Jeżeli praca zdalna opiera się na wiedzy, należy zadać sobie pytanie, ile realnie poświęcamy czasu na poszczególne zadania w projekcie. Dzięki temu zwiększymy poczucie kontroli nad naszymi obowiązkami. W poprzednim zdaniu kluczowe słowo to „realnie”. Ludzie ze względu na sposób funkcjonowania mózgu z reguły nie doszacowują ryzyk i przeszacowują korzyści. Mówiąc skrótowo, z reguły jesteśmy przekonani, że zawsze zdążymy ukończyć pracę w terminie, podczas gdy czas biegnie swoim rytmem, na który nie mamy wpływu. Również biorąc pod uwagę „rozpraszacze”, które często towarzyszą nam w pracy z domu, czas leci nam przez palce i tracimy nad nim kontrolę.

Świadomość tego, ile czasu zajmuje nam konkretna czynność, jest w interesie wszystkich członków projektu. W projektach często spotykają się sprzeczne interesy i jednym z najważniejszych jest właśnie kwestia czasu.

To podstawowa przyczyna, dlaczego narzędzia informatyczne do pomiaru czasu w ramach prowadzonej aktywności zyskują na popularności. Przy użyciu tych narzędzi można mierzyć liczbę godzin, które poświęcamy na konkretną aktywność lub cały projekt. Można także porównywać, skąd się biorą różnice w czasie pracy nad tymi samymi działaniami. Inną zaletą jest fakt, że można również wyznaczyć sobie konkretne wskaźniki KPI i monitorować na bieżąco stopień ich realizacji.

W BDO Advisory oferujemy tego typu rozwiązanie do pracy biurowej i do pracy zdalnej. Oprogramowanie Work Performance System online (WPS) pozwala mierzyć czas czynności, weryfikować, czy mieści się to w przyjętych wskaźnikach KPI, a dzięki temu, że informacje zbierane są przez oprogramowanie na bieżąco – informacja na temat tego, czy projekt jest realizowany w czasie, który zaplanowaliśmy, dostarczana jest przez oprogramowanie w czasie rzeczywistym do kierowników i managerów.

Instalacja systemu odbywa się zdalnie i zajmuje około 3-5 godzin. Od momentu uruchomienia WPS-a dane dotyczące aktywności pracowników spływają na bieżąco, więc w czasie rzeczywistym kontrolujemy, w których miejscach praca jest ułożona właściwie i zajmuje tyle czasu, ile chcemy na nią przeznaczyć. Oczywiście widać też to, co wymaga korekty – ale warto to podkreślić, że to WIDAĆ, dzięki czemu mamy szansę zareagować odpowiednio szybko, zamiast stresować się tym, że już na pewno nie zdążymy z terminem. Dodatkową zaletą jest to, że z WPS można korzystać na dowolnym urządzeniu (laptop, tablet, telefon) i z dowolnego miejsca, pod warunkiem, że mamy dostęp do internetu.

Wszystkie dane zebrane przez oprogramowanie są przechowywane w jednolitej formie cyfrowej, a nie w postaci kartek schowanych do segregatorów, uzupełnianych ręcznym pismem przez coraz to innego pracownika. Na przestrzeni lat widać, że takie rozwiązania generowały wiele problemów. Biblioteka cyfrowa tworzona dzięki WPS to gromadzona przez firmę szeroka wiedza. Jeśli firma ma z niej korzystać i wspomagać tym samym swoje procesy i efektywność, należy dopilnować, żeby sposób gromadzenia tych danych usprawniał raportowanie i zbieranie informacji, a nie dodawał pracy zespołowi. W przypadku korzystania z WPS online wiedza gromadzi się w zasadzie sama – i to w czasie rzeczywistym.

Warto dodać, że oprogramowanie tego typu wpływa na przewagę konkurencyjną. Oczywiście nie ma obowiązku stosowania takich narzędzi. Jeśli jednak konkurencja wdrożyła taki system i dzięki temu poprawiła efektywność, to warto rozważyć, czy nie powinniśmy dysponować takim oprogramowaniem żeby skutecznie analizować aktywność pracowników z perspektywy realizacji postawionych celów. Tylko nastawienie organizacji w kierunku poprawy efektywności pozwala na rozwój – bez codziennej pracy firmy z danymi wytwarzanymi w trakcie realizacji projektów czy zadań jest niemożliwe.

Wojciech Chmielewski

Zapoznaj się z naszym WPS i przetestuj całkowicie za darmo przez 14 dni!