Zarządzanie Przez Cele może być bardzo skutecznym i kompleksowym rozwiązaniem, które pozwoli na sprawne kontrolowanie i kierowanie działaniami firmy na każdym poziomie zarządzania. Oczywiście ma swoje słabe strony – mimo to warto podjąć wysiłek, aby właściwie zaprojektować i skutecznie wdrożyć to rozwiązanie. Druga część artykułu porusza aspekty praktyczne wynikające z praktyki BDO Advisory.
Skutecznie zaprojektowany i wdrożony system Zarządzania Przez Cele pozwala na sprawne zarządzanie wieloma aspektami organizacji i powinien łączyć:
- Planowanie strategiczne i określanie długoterminowych celów organizacji.
- System planowania okresowego, pozwalający na połączenie celów strategicznych z celami okresowymi oraz systemem budżetowania przedsiębiorstwa.
- System zarządzania pozwalający na okresową weryfikację realizacji celów wraz z systemem ciągłego doskonalenia, pozwalającym na analizę przyczyn źródłowych oraz inicjowanie działań korygujących w przypadku zagrożenia osiągnięcia celów organizacji.
- System motywacyjny wspierający skuteczną realizację celów w graniach zaplanowanego budżetu.
Jak widać, w efekcie uzyskujemy złożony system naczyń połączonych pozwalający na koordynację działań całej organizacji i zapewnienie z jednej strony przejrzystości i kontroli nad realizowanymi działaniami, a z drugiej wspierający podejmowanie decyzji na podstawie systematycznie aktualizowanych danych i ich sprawną dystrybucję w ramach organizacji. Tym samym promuje zaangażowanie wszystkich pracowników w realizację wytyczonej strategii firmy. Przypatrzmy się teraz przykładom rozwiązań w poszczególnych obszarach.
Planowanie strategiczne i długoterminowe cele organizacji
Strategia przedsiębiorstwa w interesującym nas zakresie, związanym z jej przełożeniem na operacje przedsiębiorstwa, powinna obejmować co najmniej wizję organizacji oraz strategie funkcjonalne, wspierające tą wizję. Tak przygotowany system pozwala na operacjonalizację celów strategicznych oraz ich powiązanie z bieżącymi działaniami przedsiębiorstwa. Dzięki temu wizja organizacji i jej cele strategiczne przestają być bytem abstrakcyjnym, dostępnym i zrozumiałym wyłącznie dla właściciela i wyższej kadry zarządzającej. Cele te przekładają się na cele cząstkowe i zadania (KPI i KAI), które są zrozumiałe na każdym szczeblu organizacji, budowane są bowiem w oparciu o zasadę SMART, czyli cele:
S – sprecyzowane
M – mierzalne
A – akceptowalne
R – realne i
T – oznaczone w czasie
Co więcej zgodnie z zasadami Hoshin Kanri rekomenduję stosowanie mechanizmu Catchball w procesie ustalania celów cząstkowych. W ten sposób jesteśmy w stanie zapewnić nie tylko pełne zrozumienie, ale też skuteczną dystrybucję i zaangażowanie załogi w realizację celów.
Reasumując, system zarządzania strategicznego w minimalnym zakresie powinien obejmować:
1. Wizję przedsiębiorstwa oraz zasady jej okresowej weryfikacji i aktualizacji – wizja powinna nam odpowiedzieć na pytania:
- W jakim kierunku powinna się rozwijać firma?
- Gdzie powinniśmy się znaleźć za 3-5 lat?
- Jakie zmiany powinniśmy wprowadzić, by odnieść sukces na rynku?
- Jak będzie wyglądała nasza firma, jeśli w najlepszy sposób wykorzystamy dostępne zasoby i pojawiające się możliwości?
Aby wizja spełniła swoją rolę kierunkowskazu dla zarządzających, powinna precyzyjnie określać wspólny docelowy obraz firmy oraz przedstawiać konkretne liczby, dane i fakty podpierające każdy jego element. Może określać na przykład: udział w rynku, przychód ze sprzedaży czy też liczbę oddziałów. Dzięki temu staje się wyobrażalna dla każdego – tak, że wszyscy czytający rozumieją (prawie) to samo. Bardziej szczegółowa część wizji (z liczbami i konkretnymi opisami) skierowana jest do wewnątrz firmy, do kadry i pracowników. Część ogólna wizji, bez liczb, może być skierowana do klientów, pokazując im ambicje firmy i ogólne zamierzenia na przyszłość. Z wizji organizacji wynikają jej cele i strategia. Sama wizja nie wystarczy, ponieważ współodpowiada na pytanie o to, co firma chce osiągnąć.
Odpowiedź na pytanie „Jak to osiągnąć?” należy do strategii, w szczególności strategii funkcjonalnych.
2. Strategie funkcjonalne dla każdego obszaru funkcjonalnego organizacji.
„Strategia funkcjonalna jest elementem wspierającym w ogólnym zestawie strategicznym, który określa kierunek wydzielonego podsystemu funkcjonalnego zarządzania firmą, który zapewnia osiągnięcie celów i realizację powierzonych zadań. Okazuje się, że strategie wyższego poziomu (konkurencyjne i korporacyjne) dają zadania, a funkcjonalne pokazują, w jaki sposób można wdrożyć te lub inne rozwiązania.”
Innymi słowy strategie funkcjonalne są klasycznym narzędziem wdrożenia strategii przedsiębiorstwa. W strategiach funkcjonalnych następuje konkretyzacja zamierzeń, jakie powinno się realizować w wyodrębnionych w przedsiębiorstwie obszarach zarządzania. Ich celem jest umożliwienie zmiany działalności organizacji ze względu na nowy kierunek wynikający z nowej lub zaktualizowanej wizji. Przykład podsumowania strategii funkcjonalnej dla przykładowego obszaru obrazuje poniższa grafika:
Jak widać strategia funkcjonalna w zagregowany sposób definiuje wizję, cele i zadania związane z rozwojem danego obszaru funkcjonalnego (w tym przypadku operacji) zgodnie z wizją strategiczną przedsiębiorstwa. Jest doskonałym punktem wyjścia do planowania szczegółowego w ramach celów, planów i budżetów rocznych. Pozwala na przełożenie ogólnej wizji strategicznej na konkretne inicjatywy w ramach różnych obszarów funkcjonalnych i przede wszystkim nie ogranicza się wyłącznie do danego roku ale ma szerszy horyzont, najczęściej kilkuletni, odpowiadający horyzontowi wizji całej firmy. Oczywiście podobnie jak wizja, strategia funkcjonalna powinna podlegać okresowej weryfikacji i aktualizacji.
3. Audyt strategiczny pozwalający na okresową ocenę mikrootoczenia, otoczenia konkurencyjnego oraz pozycji i potencjału strategicznego przedsiębiorstwa jako podstawy do ewentualnej weryfikacji wizji i w konsekwencji strategii funkcjonalnych.
4. Planowanie strategiczne obejmujące porównanie wyników audytu z wizją i strategiami funkcjonalnymi oraz określenie i kaskadowanie celów przy wykorzystaniu techniki Catchball.
5. Zarządzanie strategiczne a więc system zarządzania pozwalający na miesięczną kontrolę realizacji celów oraz uruchamianie projektów strategicznych pozwalających na ich wspieranie na poziomie całej organizacji, wymagającym współdziałania pomiędzy różnymi obszarami funkcjonalnymi.
Następne obszary zbudowanego przez BDO Advisory rozwiązania, służą skutecznemu wdrożeniu systemu zarządzania przez cele, które efektywnie wspierają zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie i będą przedmiotem kolejnej części artykułu. Będzie ona poświęcona planowaniu okresowemu oraz organizacji systemu zarządzania.
Jarosław Sobkowiak
