Zmiana jest czymś nieuchronnym. I nie ma większego znaczenia w jakiej branży działasz. Umiejętne zarządzanie zmianą jest jednym z kluczowych czynników sukcesu, a niezwykle istotnym jej elementem z kolei odpowiednia komunikacja wewnątrz organizacji.
Komunikacja wewnętrzna to wciąż w wielu przypadkach kwestia może nie tyle pomijana, co nie traktowana w sposób należyty. Oczywiście wiele zależy od samej organizacji – branży, w której funkcjonuje, struktury organizacyjnej, a przede wszystkim panującej w niej kultury organizacyjnej.
Jednak gdy dochodzimy do kwestii szeroko pojętej zmiany i nią zarządzania, komunikacja wewnętrzna i odpowiednie do niej podejście jest czynnikiem absolutnie decydującym.
Świadomość zarządu i kadry menedżerskiej
Załóżmy, że zarząd spółki przyjął nową strategię rozwoju, która determinować będzie szereg koniecznych do przeprowadzenia zmian w wielu obszarach organizacji. Niezależnie od oceny strategii przez kadrę menedżerską, która z pewnością na podstawie wielu szczegółowych analiz i informacji będzie się pozytywnie na jej temat wyrażać, takiego zrozumienia może ona nie znaleźć na niższych pionach firmy. W tym przypadku decydujący będzie przede wszystkim poziom świadomości zarządu i kadry menedżerskiej, jak ważna jest właśnie odpowiednia komunikacja strategii w dół organizacji, skoro wprowadza ona do organizacji istotne zmiany.
Wszyscy, których zmiana, będąca konsekwencją wypracowanej strategii dotknie, muszą wiedzieć:
- dlaczego wdrażana jest strategia, a jeśli była wcześniejsza inna, dlaczego jest zmieniana,
- jakie są jej cele,
- jakie będą dla organizacji korzyści z jej wdrożenia oraz planowanych zmian.
Opór wobec zmiany pracowników niższych szczebli jest wobec niezrozumienia bądź co gorsze niewiedzy, czymś absolutnie zrozumiałym. Jeśli nie wiedzą, dokąd zmierzają, tracą zaangażowanie, osłabia się ich entuzjazm, zmniejsza poziom utożsamiania się z organizacją. Powstają tym samym bariery trudne do pokonania, bo pozostające w sferze umysłów, a nie namacalnych procesów, które usprawnić można wdrożeniem tego czy innego narzędzia. Nie można tego zrobić, bo jest po prostu za późno.
Plan działań
Zanim nowa strategia, koncepcja zmiany kultury organizacyjnej czy założenia nawet najmniejszej, aczkolwiek wpływającej na pracowników wszystkich szczebli firmy opuści gabinet zarządu i menedżerów, powinien zostać opracowany szczegółowy i dopracowany w każdym calu plan komunikacji wewnętrznej z tym związany.
Przy czym trudno wyobrazić sobie na tym polu sukces, jeśli firma nie zna swoich pracowników. A tak niestety często się zdarza. Czy poszczególne działy są zintegrowane, z jakich narzędzi komunikacji korzystają? Są wzrokowcami (stajemy się społeczeństwem obrazkowym), czy chętniej sięgają po materiały tekstowe?
To wszystko zagadnienia, na które zarząd i poszczególnie menedżerowie muszą znać odpowiedzi. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że plan komunikacji wewnętrznej będzie jedynie stratą czasu i środków, a opór kadry zamiast maleć, będzie tylko dalej w niezrozumieniu rósł.
Z jakich narzędzi korzystać i jak proces komunikacji przeprowadzić? O kilku pomysłach i wykorzystywanych narzędziach w następnym wpisie, który już niebawem pojawi się w blogosferze hbc.pl.
