Stosowany pod wieloma różnymi nazwami – w HBC jest to Program Aktywności Pracowniczej, w wielu firmach znany jako KAIZEN, w niektórych w ogóle bez nazwy – do tej pory pomijany w moich wpisach, system sugestii pracowniczych, to ciekawe i ważne narzędzie. Zdecydowałem się napisać o nim kilka słów, gdyż dosłownie napadł mnie z kilku stron.
Po pierwsze w ostatnim okresie rozmawiałem na temat systemu sugestii z kilkoma osobami. Po drugie, przeczytałem interesujący wpis na bloga na temat systemu sugestii. I wreszcie po trzecie, ponieważ przeczytałem ciekawy artykuł w HBRP.PL na temat systemu sugestii, choć nie jest on w tym artykule w ten sposób nazwany.
Sposób na innowacyjną firmę to nie kwestia jednego wybitnego lidera, ale właściwego sposobu działania, który zaangażuje jak najwięcej osób. Jest to zatem przede wszystkim kwestia zmiany kultury organizacyjnej i wprowadzenia odpowiedniego systemu działania. Temat wyjątkowo na czasie, gdyż wszyscy obecnie chcą być innowacyjni, kreatywni, nowocześni i dynamiczni. Spójną metodą osiągnięcia takiego efektu jest system sugestii pracowniczych, od dawna rozwijany w ramach metodyki Lean Manufacturing. Co więcej, system sugestii jest zarówno narzędziem, jak i efektem zmiany kultury organizacyjnej na kulturę Lean.
Okazuje się że większość ludzi bardzo dobrze radzi sobie z wymyślaniem oryginalnych rozwiązań. Ich właściwe wykorzystanie to kwestia zachęcenia pracowników oraz wprowadzenia zasad, które pozwolą na uzyskaniu masowej produkcji pomysłów i właściwą ich ocenę. To właśnie produkcja masowa w tym przypadku daje jedyną gwarancję uzyskania oczekiwanych efektów, jakimi są wzrost innowacyjności i zaangażowania pracowników. Kilka przykładów z artykułu, który przeczytałem w HBRP.PL (artykuł nr R1603H):
- Tomas Edison w ciągu pięciu lat wymyślił żarówkę, gramofon i węglowy mikrofon telefoniczny, a oprócz tego złożył ponad 100 wniosków patentowych na wynalazki, które się nie przyjęły.
- Film Auta wytwórni Pisar został wybrany spośród 500 propozycji.
- Pracownicy studia projektowego Skyline, przygotowującego pomysły zabawek dla Fisher-Price i Mattel, w ciągu roku wygenerowali 4 tysiące propozycji, z czego zostało wybranych 230 w celu opracowania prototypów, na bazie których powstało 12 produktów.
Badania dowodzą, że aby uzyskać jeden wartościowy pomysł, trzeba mieć co najmniej 200 propozycji. A to oznacza, że aby uruchomić strategię innowacyjności, konieczny jest system pracujący na masową skalę.
To, co jest równie ważne w programie sugestii pracowniczych, to właściwe upoważnienie pracowników do działania i zachęcanie do wymyślania nowych pomysłów. Daje to nie tylko efekty w postaci innowacji, ale także wiąże pracowników z przedsiębiorstwem, co szczególnie w obecnych czasach szeroko ogłoszonego tzw. rynku pracownika, ma duże znaczenie.
Najważniejsze aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy projektowaniu skutecznego systemu sugestii pracowniczych, można podsumować w następujący sposób:
- Promuj nowe pomysły, żaden pomysł nie jest zły albo głupi, potrzebna jest kreatywność, nowe podejście, podważenie istniejącego status quo, a przede wszystkim ilość, ilość, ilość.
- Bo jakość wynika z ilości. Masowa produkcja pomysłów, powoduje że kluczem do sukcesu jest system i jego właściwe rozpropagowanie.
- Zaangażuj całą załogę. Innowacyjność nie jest domeną ekspertów, choć eksperci i innowatorzy powinni być wykorzystywani szczególnie mocno w etapie selekcji, oceny i akceptacji nowych pomysłów.
- Akcja, akcja, akcja. Procedury są ważne ale działania, eksperymentowanie, wdrażanie nowych pomysłów jest priorytetem.
- Nawet najlepsze pomysły nie spełnią swoich oczekiwań, jeżeli czas na ich wdrożenie będzie bardzo długi. To jeden z elementów, który trzeba minimalizować – czas od złożenia do implementacji nowego pomysłu.
- System powinien przewidywać nagrodę. Może to mieć także charakter nagrody materialnej, nie należy jednak zapominać, że najlepszą nagrodą jest prawo do wdrożenia swojego pomysłu.
- Liczba pomysłów jest ważna (co wykazałem wcześniej). A więc należy promować, a czasem wręcz wymuszać, żeby rodziło się ich jak najwięcej. Znakomita ich większość będzie do niczego, ale w takiej sytuacji warto pamiętać o Edisonie.
- Pomysłodawca, jeżeli to tyko jest możliwe, powinien wdrażać swój pomysł.
Muszę podkreślić, że w projektach realizowanych przez HBC, system sugestii rzadko jest głównym przedmiotem wdrożenia, choć nie sposób odmówić mu długofalowej siły oddziaływania na organizację. No właśnie – długofalowej. A projekty HBC to jednak działania relatywnie krótkoterminowe (średnio 6 miesięcy) i zorientowane punktowo, w obszarze pilotażowym, który niezmiernie rzadko ma wymiar całej organizacji. To główne powody dlaczego Program Aktywności Pracowniczej, czyli system sugestii pracowniczych, ma raczej wspierające znaczenie w naszych projektach doradczych.
Po drugie, jest to na pierwszy rzut oka proste organizacyjnie narzędzie do wdrożenia. Choć jak widać powyżej, jego prostota jest tylko pozorna, o czym świadczą zresztą wiszące w setkach firm puste skrzynki na sugestie pracowników, które znajdują się dalej w ich głowach, a skrzynki i instrukcje postępowania są niemymi świadkami obumarłych programów. Dlaczego?
