Zarządzanie Przez Cele może być bardzo skutecznym i kompleksowym rozwiązaniem, pozwalającym na sprawne kontrolowanie i kierowanie działaniami firmy na każdym poziomie zarządzania. Oczywiście ma swoje słabe strony, ale pomimo tego warto podjąć wysiłek, aby właściwie zaprojektować i skutecznie wdrożyć to rozwiązanie. Pierwsza część tego artykułu koncentruje się na informacjach ogólnych i wprowadzeniu do zagadnienia. W części drugiej poruszę aspekty praktyczne wynikające z praktyki BDO Advisory.
Wprowadzenie
Zarządzanie Przez Cele (ZPC, MBO – Management By Objectives) jest klasyczną metodą zarządzania, znaną od lat pięćdziesiątych ubiegłego wieku. Została ona spopularyzowana przez Petera Druckera w wydanej w 1954 roku książce „The Practice of Management”, choć warto podkreślić, że programów wykorzystujących takie same założenia konstruowanych było wiele i miały one różne nazwy. ZPC bazuje w swych założeniach na pozytywnym, proaktywnym nastawieniu pracowników, a więc wykorzystuje teorię Y Douglasa McGregora – bardziej optymistyczną, która zakłada, że ludzie chcą pracować, czerpią z pracy zadowolenie i chętnie się w nią angażują, jeżeli tylko mają do tego właściwie przygotowane warunki. Przez niektórych stanowi to istotną słabość ZPC.
Czym właściwie jest więc Zarządzanie Przez Cele? Na poziomie ogólnym ZPC jest systemem, w którym cały zespół stopniowo ustala wspólne cele, począwszy od celów przedsiębiorstwa, a skończywszy na celach działów. Głębokość kaskadowania jest uzależniona od potrzeb i perspektyw zarządzających. Następnie, na bazie tak wypracowanych celów, poszczególni kierownicy i pracownicy różnych szczebli planują i realizują działania, których efekty wykorzystywane są finalnie do weryfikacji osiągniętych rezultatów, na tle postawionych celów. W związku z tym, prawidłowo przygotowany system ZPC przewidywać będzie kaskadowanie i koordynację celów w całej organizacji – cele kierowników niższego szczebla muszą bowiem wspierać realizację celów wyższego szczebla.
Innymi słowy: każdy cel powinien być przez właściciela rozbity na cele niższego szczebla, za które będzie odpowiedzialny on sam lub osoby do niego raportujące. Komplet celów cząstkowych powinien skutecznie wspierać realizację celu wyższego szczebla, za który odpowiedzialny jest właściciel. Z tego względu proces definiowania, uzgadniania i właściwego powiązania celów ze strategicznymi celami całego przedsiębiorstwa jest bardzo istotny. Właściwie rozdzielone cele w całej organizacji, bazując na powyższych założeniach, powinny pozwolić po pierwsze na koordynację działań całej organizacji tak, aby akcje te wspierały postawiony kierunek strategiczny. Po drugie system ten pośrednio wprowadza konieczność opomiarowania działań i wprowadzenia skutecznych mierników pozwalających na obiektywną ocenę efektów realizowanych działań.
Wspólnymi elementami wszystkich programów ZPC, niezależnie od ich nazwy, są:
- Zaangażowanie całości organizacji jako warunek skuteczności działania.
- Skuteczne powiązanie ze strategią przedsiębiorstwa poprzez odpowiednie postawienie celów okresowych dla całego przedsiębiorstwa.
- Skuteczne kaskadowanie celów przedsiębiorstwa w dół organizacji i wykorzystanie celów o charakterze SMART – Sprecyzowany, Mierzalny, Akceptowalny, Realny i T – oznaczony w czasie jako tak zwanych KPI (Key Performance Indicator) w powiązaniu z celami KAI (Key Activity Indicator.
- Pełne zaangażowanie pracowników organizacji, co może wymagać dłuższego czasu dla pełnego wdrożenia systemu.
- Odpowiednie powiązanie z systemem budżetowania i umożliwienie dużej autonomii działania poszczególnym osobom odpowiedzialnym. Działania powinny być realizowane w celu osiągnięcia celów w granicach zaakceptowanego budżetu.
- Okresowa ocena wyników, a więc wprowadzenie systemu zarządzania, który umożliwia np. co miesiąc weryfikować skuteczność realizowanych działań w świetle postawionych celów i przydzielonego budżetu oraz definiować i uruchamiać działania korygujące, pozwalające na aktywną reakcję zespołu na rzeczywistą sytuację i stan realizacji założeń.
Jeśli chodzi o zalety ZPC, to wg literatury:
- Pozwala ono na to, by każdy wiedział, czego się od niego oczekuje.
- Pomaga w planowaniu, zmuszając kierowników do ustalania celów i wyznaczania terminów ich realizacji.
- Ułatwia komunikowanie się kierowników i podwładnych.
- Sprzyja lepszemu poznaniu przez pracowników celów całej organizacji.
- Zapewnia sprawiedliwszą ocenę przez koncentrację uwagi na konkretnych osiągnięciach. Umożliwia też pracownikom ocenę własnej pracy w świetle celów organizacji.
Oczywiście, jak każde rozwiązanie, ZPC ma również swoje słabości. Można do nich zaliczyć:
- Spory wysiłek organizacyjny i długi czas, który należy poświęcić na skuteczne i pełne zaprojektowanie i wdrożenie systemu.
- Konieczność wprowadzenia skutecznego systemu zarządzania pozwalającego na dystrybucję decyzji i raportowanie wyników na wszystkich szczeblach zarządzania.
- ZPC zakłada teorię Y, a więc będzie trudniejszy do skutecznego wdrożenia w organizacjach, gdzie dominuje autorytarny styl zarządzania.
- Proces kaskadowania i uzgadniania celów wymaga odpowiednich kompetencji, w tym umiejętności interpersonalnych.
- ZPC zakłada odpowiedzialność i zaangażowanie oraz umiejętność samodzielnej pracy w granicach wyznaczonych przez cele, budżet i system motywacyjny. W niektórych organizacjach może być to istotną przeszkodą.
Jak w praktyce można zastosować ZPC, aby wykorzystać jego siłę, a jednocześnie przeciwdziałać słabościom? To będzie tematem drugiej części artykułu.
Jarosław Sobkowiak
Literatura:
James A.F. Stoner, Charles Wankel „Kierowanie”
