Wprowadzenie spójnego systemu raportowania może przynieść wiele korzyści zarówno firmie, jak i jej pracownikom. Bez analizy danych cyfrowych trudno dziś skutecznie zarządzać procesami, dysponować zadania czy decydować o kolejnych rekrutacjach – nie mówiąc już o strategicznych inwestycjach.
Jak wygląda zarządzanie w firmach?
Bolączką wielu firm, zarówno tych produkcyjnych, jak i usługowych, są niejednorodne standardy (a wręcz ich brak). Niekiedy zdarza się, że ktoś ustalił zasady pracy, raportowania itd., ale podczas onboardingu nowych pracowników było to pomijane lub traktowane pobieżnie. Wskutek tego kolejni pracownicy albo ich nie przestrzegali, albo robili to na własny sposób. Nie wynika to ze złej woli – a częściej z niedopilnowania odpowiedniego wdrożenia zespołu czy braku ujednolicenia procedur dla całej firmy.
Najskuteczniejszym sposobem na zarządzanie jest wdrożenie odpowiednich narzędzi – aplikacji umożliwiających elektroniczny pomiar czasu pracy czy planowanie zadań. Jeśli nie wdroży się żadnego oprogramowania obowiązującego w całej firmie, istnieje ryzyko, że każdy będzie raportował w zupełnie inny sposób. Taka niespójność sprawia, że trudno jest porównywać efekty. Monitoring efektywności jest kluczowy – zwłaszcza w dużych i średnich firmach.
Jak kontrolować wskaźniki?
Aby mieć kontrolę nad realizacją celów biznesowych firmy, należy jasno je wyznaczyć i zakomunikować wszystkim pracownikom. Każdy powinien wiedzieć, do czego dąży i rozumieć swoją odpowiedzialność za osiągnięcie docelowego efektu. Rozliczanie KPI będzie możliwe pod warunkiem, że będą one dobrze opisane, określone w czasie i mierzalne. To właśnie z tego powodu trudno jest określać stopień ich realizacji bez jednego narzędzia dla całej firmy. Aby lepiej oceniać efektywność pracowników, warto wprowadzić elektroniczny pomiar czasu pracy, który daje dane w czasie rzeczywistym na temat etapu zaawansowania prac nad danym procesem. Pozwala to lepiej zarządzać ludźmi i produkcją, a także optymalizować koszty w przedsiębiorstwie.
Narzędzia, które wspomagają zarządzanie
Często naszym klientom rekomendujemy wdrożenie WPS, czyli Work Performance System. To narzędzie, które w czasie rzeczywistym zbiera dane o czasie pracy, a także pozwala generować zaawansowane raporty dotyczące poziomu realizacji założonych celów. Pomaga to poprawiać efektywność pracy pracowników, skracać czas realizacji projektów i procesów, a także kontrolować na bieżąco przyjęte KPI. Pozyskane dane mogą również ułatwić standaryzację dzięki opracowaniu realnych norm czasu trwania czynności i procesów. Wreszcie – tak kompleksowe dane zebrane w jednym miejscu ułatwią pracę managerom odpowiedzialnym za zarządzanie swoimi działami czy nawet całą firmą. Wiele organizacji będzie podążać w kierunku automatyzacji pomiaru efektywności pracy, bo to najskuteczniejszy sposób na sprawne zarządzanie niezależnie od wielkości firmy.
