Zarządzanie zespołem zawsze jest wyzwaniem. Dostosowanie właściwych praktyk, narzędzi, technik, aby uzyskać optymalne efekty jest trudne, tym bardziej w obecnym czasie, kiedy pracujemy w większości zdalnie. Jak wszyscy mamy świadomość, nie ma raczej powrotu do stanu sprzed epidemii.
Nowa rzeczywistość będzie szeroko czerpała z doświadczeń i praktyk czasu pandemii, a więc również z możliwości pracy hybrydowej oraz zdalnej, gdyż formy te wykazały swoją skuteczność i efektywność, choć oczywiście nie bez istotnych ograniczeń. Menedżerowie muszą więc wypracować lub zmodyfikować narzędzia i techniki zarzadzania. Poniżej garść rad bazujących na doświadczeniach z naszej praktyki oraz realizowanych projektów doradczych.
Polityka otwartych drzwi
Kwestie skutecznej komunikacji i utrzymywania dobrych relacji w ramach zespołu są szczególnie istotne w przypadku pracy zdalnej. Wielu spraw, tematów i zagrożeń nie można zdefiniować odpowiednio wcześnie w takim środowisku. Jeżeli więc „wirtualny” pracownik wysyła sygnał, prosząc o chwilę rozmowy, trzeba być szczególnie wyczulonym i bezzwłocznie skontaktować się z nim w takiej formie, jaka jest możliwa – telefonicznie lub przez połączenie wideo. Obie formy komunikacji są skuteczne i zapewniają niezbędny poziom interakcji pomiędzy osobami, choć ja preferuję zawsze połączenia wideo. Możliwość kontaktu wzrokowego choć w niewielkim stopniu wypełnia lukę wynikającą z braku bezpośredniej interakcji pomiędzy ludźmi. Pamiętajmy też, że to za pomocą wzroku odbieramy ponad 80% informacji o otaczającym nas świecie, nie warto więc się ich pozbawiać, jeżeli tylko jest to możliwe.
Regularne spotkania zarządcze
Skuteczne zarządzanie musi obejmować przemyślany system spotkań zarządczych pozwalających na sprawne przekazywanie kluczowych informacji menedżerom na wszystkich szczeblach i na skuteczną dystrybucję decyzji i informacji w dół struktury organizacyjnej. Dobrze funkcjonujący system spotkań jest nie do przecenienia w normalnych warunkach pracy, a w warunkach pracy zdalnej jego istotność jeszcze wzrasta. Podczas gdy w dotychczasowych modelach organizacji pracy firmy nierzadko zaniedbywały standaryzację spotkań zarówno pod względem terminów, jak i agend – i można to było w mniej efektywny sposób obejść, to w systemie pracy zdalnej spadek efektywności tak działającego (lub niedziałającego – jak kto woli) systemu zarządzania będzie jeszcze bardziej rażący.
Oprócz oczywistych funkcji związanych ze skutecznym zarządzaniem regularne spotkania pozwalają również utrzymać relacje i komunikację wewnątrz zespołu – a ta, jak wiadomo, w przypadku pracy zdalnej jest nie do przecenienia. Z tego względu uzgodnienie systematycznych spotkań (najlepiej w formie wideo) z dobrze przemyślaną agendą oraz wykorzystujących regularne raporty (najlepiej jednostronicowe) nabiera jeszcze większej wagi. Warto również wziąć pod uwagę, aby cały cykl spotkań zamknął się w ciągu tygodnia. Dzięki temu pełna dystrybucja informacji w organizacji zajmie nie dłużej niż dwa tygodnie w przypadku jakiejkolwiek istotnej informacji. Oczywiście to, czy istotne informacje zostaną przekazane, jest również kwestią prawidłowej agendy oraz właściwie opracowanych standardów raportów.
Emocje i mowa ciała
Praca zdalna w naturalny sposób ogranicza możliwość interakcji międzyludzkich, a więc także obserwowania i reakcji na emocje oraz rozwiązywania sytuacji kryzysowych. Dodatkowo praca w środowisku domowym (nierzadko w czasie pandemii powiązana z koniecznością godzenia obowiązków zawodowych z domowymi oraz opieką nad dziećmi) niesie ze sobą napięcia i problemy, które z jednej strony mogą być zupełnie inne niż podczas pracy w biurze, a z drugiej bardzo trudne do rozwiązania przez zarządzającego. Należy o tym pamiętać i aspekt ten uwzględnić zarówno w planowaniu zadań, jak i ich rozliczaniu.
Dostęp do zasobów
Jest to oczywista oczywistość, jak mawia klasyk. Właściwa organizacja techniczna pracy zdalnej jest warunkiem koniecznym efektywności. Pracownicy muszą mieć sprawny dostęp do zasobów, możliwość współdzielenia tych zasobów, komunikacji, pracy grupowej, zarządzania projektami i to wszystko oczywiście przy zachowaniu niezbędnych zasad bezpieczeństwa. To tylko jedna strona medalu. Pamiętajmy również o kwestiach technicznych, jakimi są niezbędne urządzenia, ale także miejsce pracy z właściwym fotelem i biurkiem – jeżeli jest to konieczne. W zależności od przyjętego modelu firma może w różnym stopniu partycypować w technicznym wyposażeniu stanowiska pracy pracownika, ale kwestie odpowiedniej szybkości dostępu do Internetu oraz bezpieczeństwa danych są czynnikiem fundamentalnym, na którym nie warto oszczędzać. Należy również pamiętać, że środowisko pracy zdalnej w dalszym ciągu dla części osób jest środowiskiem nowym, w związku z tym warto poświęcić czas na opracowanie standardów pracy oraz właściwe szkolenia.
Pomiar
Praca zdalna w wielu przypadkach nie powoduje wypracowania nowych rozwiązań, a jedynie agreguje i w inny sposób stosuje już istniejące. Tak samo jest z kwestią organizacji przepływu procesu oraz jego zarządzaniem. Aby sprawnie zarządzać przepływem procesu w środowisku biurowym (w szczególności w warunkach pracy zdalnej!), kluczowym elementem dla menedżera jest pomiar i interpretacja wskaźników przepływu. Zaliczamy do nich przykładowo: czas przejścia procesu, wskaźnik iteracji, RFT procesu, czas cyklu, długość kolejki. Obserwacja i analiza tych zmiennych pozwala menadżerowi na bieżąco kontrolować sprawność procesu i interweniować w przypadku występujących problemów. Analiza wskaźników w dłuższym okresie na tle występujących nieefektywności i problemów pozwala stale poprawiać proces, stosując metody ciągłego doskonalenia bazujące na cyklu PDCA i przy wykorzystaniu ośmiu klasycznych, a często również ośmiu nowoczesnych metod TQM. W zakresie cyklu PDCA oraz metod TQM odsyłam do innych naszych artykułów i szkoleń, w zakresie sprawnej organizacji pomiaru i analizy zmiennych kluczowych dla procesu polecam zaś nasz system pomiaru i analizy czasu pracy – WPS.
Standaryzacja pracy
Jak już wspomniałem, standaryzacja pracy w każdym środowisku jest nie do przeceniania (przy okazji polecam obserwację naszych szkoleń elearningowych pod adresem https://www.szkolenia-bdo.pl/lean-manufacturing.html, gdyż już wkrótce opublikujemy szkolenie poświęcone właśnie standaryzacji). Dla przypomnienia – praca standaryzowana jest najlepszą znaną metodą wykonania jakiegoś działania skutecznie i wydajnie, definiuje pożądaną sekwencję czynności, czas niezbędny do wykonania danej czynności oraz inne parametry gwarantujące spójne wykonanie zadania. Trzeba pamiętać, że praca standaryzowana ma uzupełniać szkolenie, ale nie może go zastępować. Trzeba mieć też świadomość, że dokumentacja pracy standaryzowanej w normalnych warunkach funkcjonowania ma nieocenioną wartość. W warunkach pracy zdalnej lub hybrydowej jej wartość jeszcze rośnie, jeżeli jest to możliwe. Trzeba bowiem sobie wyobrazić, ile błędów i straty czasu można uniknąć dzięki właściwie opisanym i przede wszystkim dostępnym normom, procedurom, standardom i rutynom, a do tego celu stworzona i rozwijana jest standaryzacja pracy.
Rozwój wiedzy i dostęp do standardów
Oczywiście właściwie opracowane instrukcje i standardy są na wagę złota, ale ich wartość maleje do zera, jeżeli nie są dostępne we właściwym czasie i właściwym miejscu. Do takich celów konieczne jest rozwinięcie systemu rozwoju wiedzy i dystrybucji standardów. Trzeba pamiętać, że w warunkach pracy zdalnej możliwość wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk jest istotnie ograniczona. Będzie to oczywiście wpływało negatywnie na jakość pracy zespołu i możliwość poprawy jego efektywności. Dlatego systemowe podejście od właściwej organizacji pracy zdalnej musi również obejmować ten aspekt. Dobrym przykładem systemu, który kompleksowo odpowiada na wszystkie potrzeby związane zarówno z rozwojem wiedzy, jej dystrybucją, jak i przechowywaniem oraz udostępnianiem właściwych standardów, jest opracowany i rozwijany przez nas system bazujący na platformie Moodle. Dodatkową zaletą naszego systemu jest ciągle rozwijana biblioteka szkoleń elearningowych tworzonych przez najlepszych specjalistów BDO oraz we współpracy z innymi ośrodkami.
Podsumowując, praca zdalna i hybrydowa niesie ze sobą wiele wyzwań wynikających z nowego modelu współpracy i wymiany informacji oraz funkcjonowania w środowisku rozproszonym. Wyzwania te mają charakter zarówno techniczny, jak też organizacyjny. Właściwie zorganizowana może stanowić wielką przewagę konkurencyjną, ale trzeba też mieć świadomość, że wiąże się z istotnymi ograniczeniami, które nie zawsze są łatwe do rozwiązania.
