Zarządzanie Przez Cele może być bardzo skutecznym i kompleksowym rozwiązaniem, pozwalającym na sprawne kontrolowanie i kierowanie działaniami firmy na każdym poziomie zarządzania. Czwarta i ostatnia część artykułu dalej omawia doświadczenia BDO Advisory oraz praktyczne aspekty ZPC. Tym razem przyjrzymy się jak powinien być skonstruowany system zarządzania wspierający ZPC.
Jak pamiętamy z poprzednich części tego cyklu, skutecznie zaprojektowany i wdrożony system Zarządzania Przez Cele powinien łączyć:
- Planowanie strategiczne i określanie długoterminowych celów organizacji.
- System planowania okresowego, pozwalający na połączenie celów strategicznych z celami okresowymi oraz systemem budżetowania przedsiębiorstwa.
- System zarządzania pozwalający na okresową weryfikację realizacji celów wraz z systemem ciągłego doskonalenia pozwalającym na analizę przyczyn źródłowych oraz inicjowanie działań korygujących w przypadku zagrożenia osiągnięcia celów organizacji.
- System motywacyjny wspierający skuteczną realizację celów w granicach zaplanowanego budżetu.
Ta część poświęcona jest systemowi zarządzania w powiązaniu z systemem motywacyjnym.
System zarządzania
Zacznijmy od tego czym właściwie jest system zarządzania. Oto definicja w formie graficznej:
Pojęcie systemu zarządzania wywodzi się z podejścia systemowego w teorii organizacji. Na podstawie różnych definicji można przyjąć, że system zarządzania, to integralny podsystem systemu przedsiębiorstwa, składający się ze zbioru czynników zarządzania, które umożliwiają organizacji ciągłe przystosowywanie się do zmieniających się warunków otoczenia. W ramach systemu zarządzania możemy wyróżnić następujące elementy:
- Układ decyzyjny, którego zadaniem jest analizowanie otoczenia i wnętrza organizacji, oraz podejmowanie decyzji odnoszących się do celów i misji, oraz sposobów i programów ich realizacji. Obejmuje on stanowiska kierownicze, ustalenia hierarchiczne (strukturę organizacyjną), podział władzy.
- Układ wykonawczy, który realizuje postawione przez układ decyzyjny zadania. Obejmuje komórki bezpośrednio produkcyjne, komórki wykonawcze, służby pomocniczo-obsługowe, i inne mające bezpośredni wpływ na funkcjonowanie procesów.
- Układ informacyjny, niezbędny składnik sprawnego funkcjonowania organizacji, ponieważ wymiana informacji jest warunkiem prawidłowego współdziałania. Rolą systemu informacyjnego jest zaspokajanie potrzeb informacyjnych decydentów, gdyż aby podjąć właściwą decyzję muszą oni posiadać niezbędne do jej podjęcia informacje.
System zarządzania może obejmować jedną lub kilka dziedzin, np. zarządzanie jakością, zarządzanie finansami lub zarządzanie środowiskowe. Zakres systemu zarządzania może obejmować całą organizację, określone i zidentyfikowane funkcje organizacji, określone i zidentyfikowane działy organizacji, lub co najmniej jedną funkcję w grupie organizacji.
Tyle w teorii. Jak widać system zarządzania łączy właściwie przygotowaną strukturę organizacyjną w obszarze kierowania, podejmowania decyzji i ich wykonywania, z właściwym systemem zbierania odpowiednich danych, służących do podejmowania decyzji i weryfikacji ich efektów. Warto przy okazji wspomnieć o tym, że dla podejmowania decyzji i weryfikacji działań system zarządzania powinien wykorzystywać cykl ciągłego doskonalenia Deminga, czyli cykl PDCA, ale o tym być może napiszę więcej w kolejnych artykułach.
Popatrzmy teraz jak mógłby być skonstruowany przykładowy system.
Po pierwsze – system zarządzania musi wspierać realizację naszej strategii, a więc nieocenioną pomocą będzie strategia funkcjonalna, o której pisałem w poprzedniej części artykułu. Jak pamiętamy stanowi ona pomost pomiędzy celami strategicznymi a celami operacyjnymi. Z perspektywy konstruowania systemu zarządzania jest szczególnie użyteczna dla operacjonalizacji celów okresowych, np. rocznych, i projektowaniu systemu raportowania. W niniejszym artykule nie rozwijam problematyki technicznej strony raportowania, a jedynie stronę biznesową. W stosowanym przez BDO Advisory podejściu, cele operacyjne (zarówno KAI jak i KPI, które bezpośrednio wynikają ze strategii funkcjonalnej) są monitorowane w ramach okresowych raportów na różnych szczeblach zarządzania i dzięki temu umożliwiają skupienie się na działaniach korygujących i projektach wewnętrznych w taki sposób, aby wspierać realizację zakładanej strategii i osiąganie zdefiniowanych wcześniej celów długookresowych.
Oczywiście sam system raportowania nie jest elementem wystarczającym układu informacyjnego. Musi on być uzupełniony o właściwie zorganizowaną komunikację, która ma na celu połączenie trzech układów systemu zarządzania czyli układu decyzyjnego, wykonawczego oraz informacyjnego. Poniższe przykłady przedstawiają w jaki sposób mógłby być skonstruowany system spotkań operacyjnych tak aby w ciągu jednego tygodnia wszystkie informacje były zbierane i stopniowo agregowane w ramach przedsiębiorstwa od najniższego szczebla zarządzania, aż po zarząd, i z drugiej strony, w tym samym cyklu tygodniowym, wszelkie decyzje, aby były podejmowane i stopniowo dystrybuowane w ramach organizacji.
System raportowania – tygodniowy kalendarz spotkań
System raportowania – przykładowa agenda spotkania
Tą czwartą częścią artykułu kończę omówienie podejścia BDO Advisory do zagadnień konstruowania efektywnego systemu zarządzania przez cele. Starałem się przedstawić garść doświadczeń wynikających z naszej praktyki działania i zrealizowanych dotychczas projektów. Oczywiście artykuł ten może stanowić jedynie punkt wyjścia do dalszych badań i bardziej szczegółowego rozwinięcia przedstawionych w nim pomysłów i koncepcji, ale przedstawione przeze mnie podejście stara się w spójny sposób uwzględniać zarówno strategiczną jak i operacyjną perspektywę zarządzania organizacją w sposób wykorzystujący skoordynowaną energię całego zespołu, przy wykorzystaniu wskaźników i celów KAI i KPI.
