Choć obecna rzeczywistość powinna mnie skłonić do kontynuacji rozważań dotyczących zarządzania ryzykiem, to jednak pozwolę sobie na małą dygresję blogową. Będzie ona nieskromną autoreklamą, ale dotyczy wyzwań, które stanęły przed częścią menedżerów – zmuszonych w trybie nagłym wdrożyć technikę pracy home office. Bez żadnego ostrzeżenia. Cytując więc klasyka: „Jak żyć?”
Sytuacja taka jest dla wielu osób sytuacją nową. W mediach społecznościowych zaroiło się od porad, w jaki sposób zorganizować sobie życie i pracę w zupełnie nowych realiach. Nie widziałem jednak wsparcia dla menedżerów, a przecież oni też muszą się z tym mierzyć – wypracować zupełnie nowe metody pracy, zastosować nowe narzędzia. Co więcej, wszystko to w warunkach wiszącego nad wieloma firmami miecza Damoklesa w postaci nadchodzącego spowolnienia gospodarczego, a może nawet recesji. Wszyscy mamy świadomość, że w takich warunkach rynkowych konieczne będzie jak najszybsze osiągnięcie oszczędności i skokowa poprawa efektywności pracy. Po prostu ci, którzy tego nie zrobią, nie przeżyją. Jak więc sobie poradzić z tą sytuacją, skoro jeszcze dwa tygodnie temu wszyscy żyliśmy w błogim przeświadczeniu, że spowolnienie może kiedyś przyjdzie, ale nie tak szybko, a w ogóle może nas nie dotknie?
Nowa sytuacja wymaga nowych metod
Jak już wspominałem, nowe realia wymagają korekty w systemie zarządzania i wykorzystywanych narzędziach. Powinny być one wpięte w system ciągłego doskonalenia, bo bez tego nie będziemy w stanie trwale budować przewagi konkurencyjnej. Co więc zrobić? Jedna z fundamentalnych zasad Lean Management mówi o konieczności pomiaru i wyciąganiu wniosków z mierzalnych danych. Jak to jednak osiągnąć w przypadku zespołu pracującego w trybie home office, jeżeli w wielu sytuacjach nawet przed epidemią praca zespołów backoffice zwykle nie była mierzona? Do tego celu może być wykorzystany opracowany i ciągle rozwijany przez HBC system o nazwie WPS online. Jego głównym celem jest właśnie pomiar czasu pracy pracowników w celu zdefiniowania czynności, które nie dodają wartości oraz weryfikacji skuteczności działań optymalizacyjnych.
Krok pierwszy: Jak się do tego zabrać?
Wdrożenie naszego systemu jest proste. W pierwszym kroku należy przeanalizować wszystkie realizowane w ramach zespołu czynności, zdefiniować te które dodają wartość (VA), te które nie dodają wartości, ale są konieczne do realizacji (SVA) oraz te, które są czystą stratą (NVA). Dzięki temu przygotowujemy „drzewo” czynności, które może mieć dowolną postać i być kilkupoziomowe. W naszym systemie może mieć nawet cztery piętra, co pozwala na dogłębną analizę i drążenie danych.
Na przykład możemy mierzyć, ile czasu zabiera w organizacji czynność księgowania, które występuje na pierwszym poziomie. Jednocześnie jeśli chcemy dojść do danych głębiej, możemy analizować, co dzieje się na drugim poziomie księgowania, na które składa się np. rozliczanie faktur kosztowych i raportów bankowych. I tak dalej aż do czwartego poziomu – naprawdę możliwości analizy danych jest dużo! Będzie to bardzo przydatne na etapie wyciągania wniosków i optymalizacji procesów.
Krok drugi: budowa systemu
Krok drugi jest trywialny. Wprowadzenie „drzewa” czynności do systemu WPS online jest banalnie proste. Co więcej „drzewo” to może być w przyszłości korygowane w systemie wraz ze zmianami statystyki i postępem ciągłego doskonalenia naszej pracy. W drugim kroku musimy zdecydować się, jakiego rodzaju raporty będą dla nas konieczne i ewentualnie zaprojektować takie, których nie ma w standardzie. Jako że raportowanie WPS online bazuje na MS Power BI, to rozwój i dostosowanie raportów menedżerskich do potrzeb danej organizacji jest relatywnie proste. To nie wszystko – nasz system umożliwia również zbieranie innych danych, nie tylko dotyczących czasu pracy. Choć trzeba pamiętać, że muszą być one dodane do systemu specjalnie na życzenie użytkownika.
Przypatrzmy się, jak będą wyglądały przykładowe raporty dla działu księgowości:
Dashboard główny:
Raport czynności:
Raport godzin pracy w dniach:
A to tylko klika przykładów z całej gamy raportów, nie wspominając już o możliwości data miningu, a więc „kopania się z danymi”, czyli zagłębiania się w poszczególne wartości i weryfikacji danych szczegółowych, czy też analizowania danych w trybie on line 24/7.
Krok trzeci – uruchomienie
Krok trzeci to oczywiście uruchomienie systemu, a więc przeszkolenie ludzi w zakresie korzystania z niego i raportowania. Oczywiście musimy pamiętać, że jakość raportów jest proporcjonalna do jakości danych wejściowych. Tutaj kłaniają się wszystkie zasady stojące za wdrożeniem nowych rozwiązań organizacyjnych. Będą one skuteczne, jeżeli wdrożymy je wspólnie z pracownikami a nie wbrew nim. Jeżeli zespół zrozumie, ze celem wdrożenia jest uruchomienie pracy grupowej, mającej na celu poprawę efektywności, a nie wdrożenie narzędzia śledzenia pracowników, to mamy większe szanse na osiągnięcie sukcesu. Dane pozyskane dzięki tak wdrożonemu systemowi powinny być wykorzystane do celów ciągłego doskonalenia zgodnie z cyklem PDCA, ale o tym już pisałem, więc zapraszam do innych wpisów na bloga.
Krok czwarty – ciągłe doskonalenie
Atrakcyjność naszego rozwiązania polega na tym, że nie jest ono dedykowane do zarządzania pracą w trybie home office tylko do ciągłego doskonalenia operacji. Po wygaśnięciu epidemii wiele zespołów wróci do swoich biur, ale nie musi wrócić do starych rutyn pracy i zarządzania, tym bardziej że ze wzmożoną konkurencją będziemy się mierzyć zapewne przez długi czas. W takich warunkach każde narzędzie wspierające naszą konkurencyjność będzie na wagę złota. Z tego wynika, ze dobrze wykorzystany WPS online będzie na wagę złota? Nie, on już jest na wagę złota.
