Większość organizacji potrzebuje ustrukturyzowanej formy planowania strategicznego, aby osiągać długoterminowe cele. Planowanie strategiczne jest niezbędne do skutecznego realizowania codziennych aktywności oraz podejmowania decyzji zgodnie z długofalowymi celami przedsiębiorstwa. Długoterminowe strategiczne cele firmy, do których można się okresowo odnosić, pomagają wszystkim członkom organizacji weryfikować swoje codzienne działania tak, by wspierały one realizację wizji firmy, jej długoterminowych celów. Przygotowanie i wdrożenie kompletnego systemu zarządzania może, a w wielu przypadkach powinno opierać się na koncepcji Hoshin Kanri. Cóż to takiego jest?
Istnieje wiele definicji Hoshin Kanri. Według Y. Kondo „Hoshin Kanri to system zarządzania, w którym roczna polityka ustalona przez przedsiębiorstwo jest przekazywana w dół organizacji i wdrażana we wszystkich wydziałach i funkcjach”. Dla jasności wywodu warto doprecyzować, co to jest system zarządzania – przez wielu kierowników system zarządzania rozumiany jest wyłącznie jako struktura organizacyjna, ale jest to pojęcie zbyt wąskie, gdyż system zarządzania obejmuje również:
- Funkcje decyzyjne, związane z analizą danych i podejmowanie decyzji mających na celu realizację misji i wizji przedsiębiorstwa
- Funkcje wykonawcze, związane z realizacją zadań wynikających z podjętych decyzji
- Oraz funkcje informacyjne, niezbędne do analizy i podejmowania decyzji.
Upraszczając – system zarządzania to nie tylko struktura organizacyjna, ale także zasady podziału władzy oraz podejmowania decyzji na podstawie informacji wymienianych w ramach systemu informacyjnego, który powinien agregować dane dotyczące otoczenia i wnętrza organizacji. W takim kontekście Hoshin Kanri jest kompleksowym systemem zarządzania pozwalającym na realizowanie przez przedsiębiorstwo długofalowej wizji strategicznej.
Jeśli mówimy o Hoshin Kanri to warto przytoczyć definicję Y. Akao, autora biblii Hoshin Kanri: „system wzmacniający ogólną zdolność organizacji i koncentrujący ją na poprawie funkcjonowania. Poprawa ta dokonywana jest przez rozwinięcie ujednoliconej polityki i planu (wdrożenie, sprawdzenie, działania usprawniające) ustanowionego jako roczny program zarządzania oparty na motcie organizacji rozumianym jako główna koncepcja zarządzania przez nią przyjęta. Zarządzanie strategiczne jest wypadkową długo- i średniookresowego planu zarządzania oraz rocznego planu zarządzania realizowaną dzięki połączeniu jakości, wielkości, kosztu i czasu (dostawy) oraz racjonalnemu wykorzystaniu głównych zasobów organizacji”.
Jak to działa
Przykład praktycznego zastosowania Hoshin Kanri można przedstawić na podstawie rozwiązania zastosowanego przez BDO HBC BI w jednym z polskich przedsiębiorstw produkcyjnych.
Schemat funkcjonowania systemu zarządzania bazującego na Hoshin Kanri najłatwiej przedstawia się następująco:
