W mojej codziennej praktyce biznesowej od wielu lat stosuję proste, wizualne narzędzia analizy. Często są one tworzone przeze mnie lub dostosowywane do aktualnych potrzeb danego projektu. Przewaga tych rozwiązań polega na ich prostocie, elastyczności i łatwej analizie wizualnej. Są to po prostu narzędzia wygodne, które sprawdzają się w codziennej pracy.
Poczesne miejsce wśród narzędzi analitycznych związanych z Lean zajmuje oczywiście mapa strumienia wartości. Pozwala łatwo zrozumieć całość przedsiębiorstwa i przeanalizować jak funkcjonuje główny proces gospodarczy. Pomaga także w zrozumieniu nieefektywności i strat oraz jakie są możliwości poprawy. Najczęściej przygotowuję mapę metodą tradycyjną, inni wolą ją przygotować w dedykowanym programie komputerowym. Zawsze powinna być przygotowywana przez wielofunkcyjny zespół, co jest także elementem wspierającym rozwój właściwej kultury organizacyjnej.
Poniżej garść uwag, które warto pamiętać przy tworzeniu mapy i wdrażaniu rozwiązań z niej wynikających:
- Koncentruj się na procesach, które mają znaczenie, a więc na tych istotnych elementach strumienia wartości, które mają wpływ na osiągnięcie twoich celów i realizacji zakładanej strategii.
- Zacznij od sukcesu – nie tylko w przypadku mapowania, ale w ogóle w każdym projekcie polegającym na zmianie organizacji warto zacząć od takiego aspektu, który pozwoli osiągnąć sukces. Zwiększa to szanse na powodzenia całości zadania.
- Dobierz właściwych ludzi – aby analiza była prawidłowa, dotknęła żywotnych problemów i uwzględniła wszystkie ich aspekty, w skład zespołu powinni wchodzić ludzie którzy są najbliżej wykonywanej pracy i są bezpośrednio zaangażowani w dany proces. Pozwoli to także w przyszłości łatwiej wprowadzać zaprojektowane zmiany. Jeśli tylko jest to możliwe, w skład zespołu powinni wchodzić zarówno „wykonawcy” danego procesu – ich „dostawcy”, jak i „odbiorcy”.
- 5G jest fundamentem. Innymi słowy „nie rób mapy w biurze, tylko idź tam, gdzie proces rzeczywiście ma miejsce”. A samo 5G to po prostu Gemba, Gembutsu, Genjitsu, Genri, Gensoku, o czym pisałem w poprzednim wpisie.
- Jak mawia mój kolega z firmy, którego wielce szanuję za wielkie doświadczenie i wiedzę: „Jeżeli chcesz zjeść słonia, to musisz go pokroić na plastry, ale planować zjedzenie całości”.
- Eksperymentuj, zanim wprowadzisz procedurę. Jeśli stosujesz cykl PDCA w swojej firmie, to jest to działanie naturalne. A jeśli w ogóle myślisz o leanowaniu swojej organizacji, to cykl PDCA musi być jej fundamentem. Więc cytując klasyka – jest to „oczywista oczywistość”.
Mapa strumienia wartości jest tyko jednym z wykorzystywanych przeze mnie narzędzi, a przynajmniej część z powyższych uwag ma znaczenie uniwersalne i nie dotyczy tylko tej mapy. Warto o nich pamiętać projektując i wdrażając jakiekolwiek istotne zmiany w firmie.
