Termin „ciągłe doskonalenie” interpretowany może być na różne sposoby. Obok zasad bezpośrednio związanych z koncepcją lean managementu, funkcjonuje też wiele innych, nazwijmy to „miękkich” czynników, które pozwalają nam na ciągłą poprawę wykonywanych każdego dnia zadań. Do najważniejszych z nich należałoby zaliczyć koncentrację, uważność oraz skupienie na realizacji postawionych celów.
Jest to o tyle istotne, że przychodzi nam żyć w czasach, w których nasza uwaga narażona jest na całe mnóstwo bodźców, które skutecznie ją rozpraszają. I nie chodzi tu nawet o problem pracy na open space czy w bardzo głośnym i dynamicznie funkcjonujących środowisku/pomieszczeniu, a dostępnych dziś narzędzi i kanałów, które co rusz wysyłają do nas określone komunikaty.
VA i NVA
Wszystko oczywiście powinno się zaczynać od określenia celu i zdiagnozowania warunków, które muszą się zadziać, aby ten cel osiągnąć. Przenosząc to na praktykę codzienności chodzi zatem o zaprojektowanie pracy w ten sposób, aby składały się na nią wyłącznie działania dodające wartość.
Ktoś od razu zapewne zapyta: „No dobrze, ale co z kawą?”. W tym przypadku ważne jest, aby wszystko zaplanowane zostało w atmosferze zdrowego rozsądku i nie ograniczało czynności, które choć same w sobie nie dodają wartości, są niezbędne do osiągnięcia postawionego celu (i pewnie często będzie to filiżanka dobrej kawy).
Skupienie na realizacji postawionego celu
Aby posłużyć się przykładem praktycznym – załóżmy, że mamy do przygotowania w ciągu godziny pilny raport dla przełożonego i jest to najważniejsza aktualnie rzecz do zrobienia. Wiemy, że jest to nie tylko dla nas ale i dla przełożonego ważne, dodatkowo chcemy podtrzymać reputację osoby rzetelnej i terminowej.
Czym więc będzie w tym przypadku uważność i skupienie? Przede wszystkim należy w maksymalnym stopniu zredukować liczbę czynników, które mogą naszą uwagę rozpraszać. Wszelkie niepotrzebne aplikacje wyciszone, wyłączony (lub dany na cichy tryb) telefon, jeśli do tego mamy możliwość zaszycia się w cichym miejscu lub, co często jest stosowane, wyłączenia się poprzez puszczenia na słuchawkach pomagającej się w skupieniu muzyki. Na samym końcu jasne sprecyzowanie i powiedzenie sobie wprost: „ten raport jest teraz najważniejszy, mam tylko godzinę, aby zrobić go dobrze”.
Taka taktyka przyjęta do realizacji nawet prostszych zadań stosowana przez kilka dni spowoduje, że po jakimś czasie (niektórzy twierdzą, że już po miesiącu), pozwoli na wyrobienie niezwykle cennego nawyku. Przyzwyczaimy się, że robimy jedną rzecz w danym czasie, którą określamy jako najważniejszą w danym momencie. Przy czym warto obalić pewien krążący w powszechnej opinii stereotyp – podzielność uwagi w praktyce nie istnieje. Świadomie jesteśmy się w stanie skupić tylko na realizacji jednej czynności. Robienie wielu rzeczy jednocześnie to tylko złudzenie – i tak często nieświadomie przenosimy uwagę z jednego miejsca w drugie, skutecznie się tym samym rozpraszając i negatywnie wpływając na efektywność wykonywanych działań.
