Jeśli już podjęliśmy decyzję i opracowaliśmy koncepcję, której konsekwencją będzie wdrażanie w organizacji zmian, czas na opracowanie planu komunikacji i dobór odpowiednich narzędzi.
Rozwój współczesnych technologii daje coraz większe, lepsze i szybsze możliwości, jeśli chodzi o wykorzystanie narzędzi w procesie komunikacji. Media społecznościowe, aplikacje, ale też narzędzia zarządzania wizualnego w samej organizacji – lista jest długa, wciąż pojawiają się nowe rozwiązania. Wcale jednak nie oznacza to, że każde narzędzie będzie możliwe do zastosowania w konkretnej organizacji i w określonym przypadku.
Zakładając, że chcemy dotrzeć do możliwie największej liczby pracowników z określonym przekazem, musimy znać ich przyzwyczajenia i możliwości odnośnie do percepcji określonych bodźców. Nie wszyscy bowiem wyrobiony mają nawyk sprawdzania co chwilę maila, czy wbrew pozorom sięgania po komórkę.
Nie wszyscy z drugiej strony są wzrokowcami, skupiając uwagę na infograficznych elementach. Zwykle rozwiązań należy zastosować kilka, aby zmaksymalizować szansę i liczbę okazji, w których do pracowników trafią kluczowe i najważniejsze dla projektu informacje.
Aby lepiej zobrazować różnice w kwestii percepcyjnych uwarunkowań różnych grup pracowników w organizacji, możemy dla przykładu wziąć średniej wielkości spółkę z sektora deweloperskiego. Branża znajduje się obecnie w okresie dynamicznego rozwoju, borykając się paradoksalnie z wieloma różnego rodzaju wyzwaniami. Choćby niewystarczającej liczby rąk do pracy.
W odniesieniu do przytoczonego przypadku mamy zatem do czynienia z liczącą około 100 osób kadrą. Przy czym 45 osób to pracownicy biurowi z rzadka goszczący na budowie, pozostali pracownicy to osoby pracujące niemal wyłącznie na projektach, niezbyt często korzystający z maili czy dostępnych aplikacji na komputerach. Do zakomunikowania mamy dla przykładu istotne zmiany w przyjętej strategii rozwoju, której dwa kluczowe elementy powinni znać absolutnie wszyscy – rozpoczęcie działalności w sektorze komercyjnym (budowa i najem powierzchni biurowych) oraz wejście spółki na giełdę.
Decydująca w tym przypadku będzie rola liderów – od spotkania całego zespołu z kadrą menedżerską i zarządem powinien rozpocząć się cały proces. Nie da się skutecznie wdrażać jakiejkolwiek istotnej w organizacji zmiany, jeśli osoby odpowiedzialne za rozwój firmy same nie będą do niej przekonane. Mało tego, musi to być widoczne w każdej fazie procesu, w szczególności na samym początku. Odpowiednio zmotywowany zespół to w praktyce połowa sukcesu.
Kolejnym istotnym elementem będą spotkania menedżerów z poszczególnymi zespołami. Ich częstotliwość powinna być uzależniona od charakterystyki danego działu. Każde z takich spotkań powinny wspierać dobrze przygotowane materiały – prezentacje i twarde dane wskazujące realne korzyści dla organizacji – biznesowe, ale też indywidualne dla pracowników.
Całemu procesowi powinny też towarzyszyć dostosowane do poszczególnych działów w firmie narzędzia wspierające. Dla pracowników biurowych powinny to być odpowiednio dostosowane komunikaty mailowe (bądź z wykorzystaniem wewnętrznej sieci – internetu), jeszcze lepiej jest, kiedy organizacja korzysta z dostępnych na rynku aplikacji ułatwiających komunikację wewnętrzną, jak np. Slack czy Microstoft Teams.
W przypadku pracowników częściej przebywających na budowach i w pomieszczeniach tam znajdujących się, kluczowe będą tablice informacyjne i plakaty infograficzne, które w jasny sposób pokażą zarówno to, dlaczego firma się zmienia, ale i co dzięki temu chce osiągnąć. Jeśli zmiana nakłada na pracowników konieczność zmiany np. trybu pracy, również i kwestie to wyjaśniające znaleźć się powinny na materiałach zarządzania wizualnego.
Cały proces oczywiście powinien być odpowiednio ułożony w czasie, regularnie powinny być także prowadzane badania wśród samych pracowników. Czyli wszystko w zgodzie z jedną z najważniejszych przyświecającej nam każdego dnia idei i koncepcji – PDCA.
