Nie ma znaczenia, w jakiej branży działasz, jakie usługi świadczysz, czym się zajmujesz. Jeśli nawet najmniejszego projektu nie rozpoczynasz od SMART-a, nie wspierając go potem PDCA, ograniczasz szanse powodzenia do minimum. No dobrze, a cóż to jest ten SMART i PDCA?
Pod tymi dwoma skrótami kryje się w mojej ocenie klucz do sukcesu większości realizowanych przez z nas działań, i to nie tylko w sferach zawodowych. Oczywiście nie chodzi o to, żeby iść w myśl tych koncepcji przez całe życie, wdrażając je 24 godziny na dobę. Jednak czasem, szczególnie w kontekście podejmowanych zawodowo działań, koniecznie rozpocząć należy najpierw od SMART-a, potem konsekwentnie pracując na cyklu Deminga, czyli właśnie PDCA.
Pierwsze pojęcie, zapewne znane szerszej publice, to nic innego jak koncepcja ustalania i określenia celów, które jednak spełniać powinny ukryte w owym skrócie cechy:
- S (specific) – czyli sprecyzowany (innymi słowy konkretny)
- M (measurable) – czyli mierzalny
- A (achievable) – realny do osiągnięcia
- R (relevant) – ważny, istotny
- T (time-bound) – określony w czasie
Niektóre koncepcje rozwijają ten skrót o dwa kolejne elementy, które szczególnie mnie przypadły do gusty i które sam staram się wdrażać:
- E (exciting) – ekscytujące
- R (recorded) – zapisane (co niezapisane, nie istnieje!)
Po co to wszystko? Po pierwsze nie sposób przystępować do działania, nie określając wcześniej tego, co chcemy osiągnąć (celu – czyli miejsca, do którego zmierzamy). Jak jednak kraj długi i szeroki podejmowanych przez przedsiębiorstwa, menedżerów i pracowników działań dla samego działania jest całe mnóstwo. Jeśli nie wiemy, dokąd zmierzamy, jaki sens ma w ogóle podejmowane działanie?
Samo luźne rzucenie celu jednak nie wystarczy. Możemy przecież powiedzieć sobie, że polecę na księżyc. Ale ani nie jest to określone w czasie, ani specjalne realne, nie mówiąc już o tym, czy jest to jakoś specjalnie z punktu widzenia danej jednostki istotne.
Jeśli jednak już udało się nam cel określić (a może być to np. cel dotyczący oszczędzania na emeryturę), koniecznie w możliwie największym stopniu musimy panować nad procesem, który właśnie rozpoczęliśmy. W tym miejscu doskonale nada się druga wspomniana przeze mnie koncepcja, czyli PDCA: PLAN-DO-CHECK-ACT, zwany również cyklem Deminga (od twórcy – Williama Edwardsa Deminga)
Jeśli masz cel, nakreśl plan i działaj. Pamiętaj jednak o tym, żeby regularnie cały proces monitorować, na bieżąco mierzyć efekty i sprawdzać, czy wszystko działa jak należy. A jeśli nie działa, to na podstawie posiadanych danych podejmuj działania korygujące, ponieważ jedyną stałą rzeczą, które możemy być pewni, jest zmiana. Zmiana wszech obecna i atakująca nas z każdej strony. I nie ma znaczenia, czy na myśli mamy zarządzanie domowym budżetem, odkładanie na przyszłą emeryturę, prowadzenie jednoosobowej działalności czy kroczenie przez życie na czele globalnej korporacji.
Pewne rzeczy są dla wszystkich tych przykładów wspólne: umiejętne określanie celów i świadome dążenie do ich realizacji poprzez panowanie nad całym procesem. Teoretycznie – łatwizna. Ale praktyka każdego dnia przynosi zaskakujące często zwroty akcji. Ważne, aby być na nie odpowiednio przygotowanym.
