Od jakiegoś czasu w ofercie BDO Advisory mocno stawiamy na rozwój usług cyfrowych wspomagających poprawę efektywności w przedsiębiorstwach. Jedną z usług jest możliwość skorzystania z autorskiego oprogramowania BDO Advisory, czyli Work Performance System online – systemu do kontroli czasu pracy i rozliczania wskaźników w organizacji.
W tym wpisie chciałbym podzielić się wrażeniami z kilkumiesięcznego już okresu współpracy z klientem, który wykorzystuje oprogramowanie WPS online do zarządzania pracą w dziale serwisu zatrudniającym ok. 50 osób. Najważniejszym celem, jaki obie strony postawiły przed sobą, było przygotowanie systemu WPS online tak, aby było możliwe monitorowanie na bieżąco aktywności pracowników w celu poprawy efektywności w obszarze serwisu – mówiąc skrótowo, klient oczekiwał, że WPS online pomoże skrócić czas realizacji zleceń i w ten sposób zwiększy przepustowość serwisu, obniżając istotnie jednostkowy czas oraz koszt pracownika przypadający na konkretne zadanie serwisowe.
Dodatkowo WPS miał pozwolić na kontrolę realizacji zdefiniowanych wskaźników (KPI) dotyczących ilości zleceń realizowanych przez poszczególnych pracowników.
WPS dla pracownika
Codzienna obsługa oprogramowania WPS przez pracowników serwisu nie powodowała jakichkolwiek problemów — jest bardzo prosta i intuicyjna. Ogranicza się do wyboru przez pracownika konkretnej czynności na ekranie oraz na jej zakończenie, poprzez wybór konkretnego statusu zlecenia, co umożliwia ich szczegółowe pogrupowanie.
Zebrane dane wykorzystywane są w interaktywnym i aktualizowanym online raporcie Power BI, który wykorzystywany jest przez menedżerów do podejmowania bieżących decyzji dotyczących zarządzania zespołem.
Raportowanie
Kształt raportów w programie Microsoft Power BI został przygotowany we współpracy z klientem – początkowo zawierał tylko informacje zarejestrowane w WPS online dotyczące tego, kto, jak długo i jaką czynność wykonywał. Z czasem na bazie danych zarejestrowanych przez system udało się wypracować raportowanie dotyczące konkretnych wskaźników. Dzięki temu zbierane dane pokazały bardzo dużo dodatkowych informacji, umożliwiając tym samym kontrolę przez menedżerów założonych celów dla działu serwisowego.
Możliwości Power BI w zakresie analizy danych są bardzo rozbudowane, a dzięki interaktywności dashboardów, jest możliwe drążenie danych zawartych raportach na wielu poziomach, w zależności od wyboru Klienta.
Bieżąca kontrola
Kontrola stopnia realizacji wskaźników w oparciu o dane zebrane z okresu kilku miesięcy umożliwia bardziej strategiczne podejście do tego, co dział serwisu może realnie osiągnąć. Menedżerowie widzą na bieżąco w systemie, w jakim tempie są realizowane zadania, w związku z czym organizacja nie stawia przed pracownikami nierealnych założeń i celów do osiągnięcia, z których nie można się będzie wywiązać. W kontekście długofalowych korzyści zarządzanie stało się przewidywalne i nie opiera się o zasadę „gaszenia pożarów”.
Planowanie pracy – wnioski z raportu
Dostarczane przez WPS online informacje pozwalają łatwiej rozplanować pracę w dłuższym okresie, a nawet rozważać wprowadzenie systemu premiowego motywującego tych, którzy odnotowują stałą poprawę wyników w ramach wykonywanych obowiązków. Z tej perspektywy trzeba docenić korzyść wynikającą z faktu, że menedżerowie mają do dyspozycji narzędzie dostarczające informacje, z którymi trudno polemizować – dane są zbierane od dłuższego czasu, w związku z tym nie ma możliwości ich zafałszowania.
Trzeba podkreślić, że jako narzędzie Work Performance System sprawdza się na kilku poziomach:
- gromadzi rzeczywiste dane dotyczące czasów pracy potrzebnych do realizacji konkretnych czynności, co umożliwia opracowanie norm w tym zakresie;
- dzięki przygotowanym przez przedsiębiorstwo dowolnym wskaźnikom pozwala na Zarządzanie Przez Cele – kontrolowanie stopnia realizacji KPI online korzystnie wpływa na wyznaczanie pracownikom celów realnych do osiągnięcia;
- poprzez zwiększenie dyscypliny pracy umożliwia trwały wzrost poziomu obsługi zleceń, co skutkuje istotnym obniżeniem kosztów pracowników przypadających na ich realizację;
- w przypadku realizacji konkretnych projektów pozwala na bieżącą kontrolę budżetu i kosztów roboczogodzin zarezerwowanych w projekcie;
- w ramach wykonywania przez pracowników obowiązków w trybie home office zapewnia kontrolę nad realizacją harmonogramów projektów.
- umożliwia wprowadzenie systemu premiowego w oparciu o dane zebrane przez WPS online, co ogranicza uznaniowość przy podejmowaniu tego rodzaju decyzji.
Dlaczego warto?
Na koniec chciałbym zwrócić uwagę na dwa aspekty korzystania z WPS online, które przekładają się na satysfakcję z decyzji o jego wyborze.
Po pierwsze, do obsługi WPS online organizacja powinna wyznaczyć menedżerów posiadających umiejętność wyciągania wniosków z zebranych danych. Obsługa oprogramowania WPS online i raportów Power BI nie wymaga posiadania wysokich kompetencji cyfrowych, ale nie ma wątpliwości, że stałe analizowanie danych otwiera z czasem menadżerom nowe perspektywy, inspirując na przykład do opracowania kolejnego istotnego wskaźnika do monitorowania. W tym kontekście ważne jest, aby uformować z czasem zespół pracowników, umiejących pracować na dużych zbiorach danych.
Po drugie właściwa analiza zebranych danych jest uzależniona od poprawności zapisywania rejestrowanych w systemie danych oraz stałego nadzoru przełożonych nad tym procesem. Tu dobra informacja – ilość błędnych rejestracji w WPS online wiąże się jedynie w początkowym okresie użytkowania oprogramowania. Z czasem radykalnie się obniża. Nawet jeśli w późniejszym okresie przypadki błędnych rejestracji będą się pojawiać, ilość zebranych danych jest już tak duża, że pojedyncze błędy nie są w stanie zaburzyć wyciągania przez menedżerów poprawnych wniosków.
W związku z realizacją projektów z wykorzystaniem Work Performance System online jestem przekonany, że jest to narzędzie przynoszące firmom wiele wymiernych korzyści, wnosząc jednocześnie do organizacji dużo na poziomie niematerialnym, który nie zawsze przelicza się na korzyść finansową. To coś sprawia, że ma się satysfakcję z pracy, ponieważ decyzje podejmowane na podstawie rzeczywistych danych zbieranych na bieżąco, a nie na podstawie „intuicji” czy „przeczucia”, które często dezorganizują pracę i wprowadzają chaos.
Wybór takiego rozwiązania jak Work Performance System online jest także symbolem określonej dojrzałości przedsiębiorstwa, które nie obawia się tego, że tego typu narzędzie obnaży bardzo szybko wszelkie niedoskonałości związane z realizacją zadań.
Trzeba mieć świadomość, że nie wszyscy przedsiębiorcy są zainteresowani takim podejściem, co może wynikać z różnych motywacji. Jednak z punktu widzenia potrzeby poprawy efektywności w związku z trwałą presją rynku, w zasadzie nie ma możliwości, aby nie korzystać z rozwiązań takich jak Work Performance System online.
Wojciech Chmielewski
Przetestuj i sprawdź jak działa WPS online – dowiedz się więcej!
