Insight tygodnia
Po wakacyjnej przerwie wracamy z cotygodniowym komentarzem, łączącym analizę wydarzeń gospodarczych z konkretnymi wskazówkami operacyjnymi dla firm. W centrum naszej uwagi w tym tygodniu – optymalizacja procesów, która staje się warunkiem przetrwania i rozwoju organizacji w niestabilnym otoczeniu.
Jak wynika z raportu badawczego APQC: „BEST PRACTICES IN PROCESS IMPROVEMENT 2024”, wśród badanych firm:
- 30% organizacji realizuje działania optymalizacyjne wyłącznie incydentalnie (kaizen/event-based), a jedynie 20% deklaruje, że ciągłe doskonalenie jest osadzone w kulturze firmy.
- Najczęściej stosowaną przez przedsiębiorstwa metodologią optymalizacji procesowej jest Lean (62%).
- Tylko 54% organizacji wdrożyło formalne reguły dokumentacji procesów, a jedynie 36% ma systematyczne przeglądy statusów usprawnień (dashboardy, check-iny itp.).
- Mierzenie sukcesu nadal oparte głównie na efektach finansowych. Najczęściej stosowane miary efektywności działań związanych z doskonaleniem procesów, to: wpływ finansowy (56%), realizacja kamieni milowych (41%), satysfakcja klientów wewnętrznych (38%).
- Około 59% organizacji widzi, że działania doskonalące są efektywne, przy czym większość organizacji (74%) deklaruje oszczędności kosztowe z optymalizacji na poziomie wyższym niż 6%, a 83% deklaruje wzrost produktywności o co najmniej 6%.
Jak widać dane zebrane przez APQC pokazują realny potencjał: optymalizacja procesów działa i daje wymierne efekty. Potencjał poprawy w tym zakresie jest jednak bardzo duży jeżeli weźmiemy pod uwagę jaki jest odsetek firm, które są aktywne na tym polu tylko doraźnie, a więc ciągłe doskonalenie w celu poprawy efektywności nie jest wbudowane w kulturę tych organizacji.
Co się wydarzyło
- Wzrost aktywności inwestycyjnej w przemyśle i logistyce
Zremb Chojnice i Stadler Polska rozbudowują zakłady i wdrażają nowe rozwiązania z zakresu automatyzacji. Pokazuje to, że presja rynkowa wymusza inwestycje – warto pamiętać, ze wzrost mocy produkcyjnych, rozbudowa istniejącego lub budowa nowego zakładu to doskonała okazja do rachunku sumienia i poprawy procesów oraz eliminacji nieefektywności. - Cyfryzacja jako odpowiedź na problemy kadrowe
Intermag wdraża cyfrowe rozwiązania wspierające produkcję, jednocześnie wskazując na konieczność uporządkowania danych i wskaźników. Bez jasnego systemu zarządzania i koncentracji na właściwych KPI, technologia nie przyniesie efektów, a sama cyfryzacja bez przejrzystych i efektywnych procesów nie będzie rozwiązaniem skutecznym. - Zmiany właścicielskie i kadrowe w spółkach Skarbu Państwa
Nowe rozdanie w PZU, Orlenie i Azotach to potencjalna okazja do przyjrzenia się, czy struktury zarządzania są efektywne i jak wygląda rzeczywiste operacjonalizowanie strategii. - Wojna w chmurze – realne konsekwencje operacyjne
Zintensyfikowane działania w cyberprzestrzeni pokazują, że odporność operacyjna nie jest już kwestią IT, ale kluczowym elementem struktury organizacyjnej i operacyjnej każdej firmy.
Jak to widzę jako doradca operacyjny
1. Optymalizacja procesów to system, nie projekt
Nie chodzi o jednorazowe inicjatywy czy działania doraźne, choć takie dominują w firmach (wg raportu APQC). Dojrzałe firmy traktują optymalizację jako element kultury organizacyjnej, stały mechanizm oparty o dane, regularne przeglądy, audyty warstwowe i jasne wskaźniki efektywności. To wymaga zarządczej dyscypliny i kultury ciągłego doskonalenia.
2. Technologia nie zadziała bez porządku w procesach
Digitalizacja, automatyzacja, AI – wszystkie te trendy przynoszą wartość tylko wtedy, gdy procesy są wcześniej uporządkowane. Jak pokazuje przykład Intermagu, dopiero odpowiednia struktura danych i mierników pozwala na wykorzystanie potencjału cyfryzacji w innej sytuacji będziemy szybciej generować straty i/lub utoniemy w oceanie danych.
3. Optymalizacja zaczyna się od celu
Brak spójności między strategią a działaniami operacyjnymi to dziś jedna z największych barier. Raport APQC jasno pokazuje jak ważna jest priorytetyzacja inicjatyw optymalizacyjnych zarówno z punktu widzenia celów organizacji jak również dostępnych zasobów. Kaskadowanie celów, mierników i zadań – w duchu Hoshin Kanri – staje się koniecznością.
4. Zdolność do adaptacji to efekt pracy nad procesami, nie intuicji
W dynamicznym środowisku nie wygrywają najbardziej elastyczni – wygrywają ci, którzy mają najbardziej uporządkowane i świadomie zarządzane procesy.
Co możesz wdrożyć teraz
- Rozpocznij cykliczne przeglądy procesów w wybranym obszarze
Zidentyfikuj wskaźniki, które naprawdę oddają efektywność działania, i na ich podstawie podejmuj decyzje o zmianach. - Sprawdź, czy Twoja strategia operacyjna jest skaskadowana do poziomu operacyjnego
Czy zespół średniego szczebla i operacyjny wie, jak ich działania wpływają na realizację strategii? - Zrób przegląd wskaźników operacyjnych i ich źródeł danych
Nie podejmuj decyzji na podstawie raportów, którym nie ufasz lub których nie rozumiesz. Uporządkuj systemy informacyjne. - Przygotuj swój zespół do pracy w systemie ciągłego doskonalenia
Zacznij od wdrożenia podstawowych narzędzi Lean, standardów pracy i systemów codziennego zarządzania.
Zasada tygodnia
“Improvement usually means doing something that we have never done before.”
– Shigeo Shingo
Interpretacja:
Prawdziwa optymalizacja wymaga odwagi, by eksperymentować i projektować procesy od nowa – na bazie danych, potrzeb klienta i warunków rynkowych. To nieustanne kwestionowanie status quo. Ale w sposób metodyczny, systematyczny i systemowy.
Polecane treści z BDO Advisory
- Ile kosztuje audyt operacyjny?
- Zmiany organizacyjne mogą zwiększyć produktywność firmy.
- Efektywność operacyjna to dziś warunek przetrwania i rozwoju.
Warto przeczytać
