Insight tygodnia
Wakacyjna intensyfikacja planów inwestycyjnych i roszad kadrowych w wielu organizacjach wyraźnie pokazuje że obszar funkcji wsparcia może być źródłem przewagi konkurencyjnej i że wiele organizacji potrzebuje nowego podejścia do zarządzania tymi procesami. Kluczowy staje się powrót do pytań fundamentalnych: ile kosztuje nas back-office, jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne, a które można skonsolidować, ustandaryzować lub zautomatyzować?
Z raportu „Driving Competitive Advantage Through Back-Office Consolidation” opublikowanego przez Shared Services & Outsourcing Network (SSON) jasno wynika, że:
- Konsolidacja funkcji wspierających (finanse, HR, IT, zakupy, administracja) nie jest już tylko narzędziem cięcia kosztów, ale fundamentem odporności operacyjnej i
- Liderzy rynkowi wykorzystują centralizację back-office do budowy platformy pod dalszą transformację cyfrową i automatyzację, integrując dane, procesy i decyzyjność.
- Firmy, które wcześniej zainwestowały w konsolidację zaplecza, łatwiej adaptują się do zmian otoczenia i szybciej wdrażają nowe modele operacyjne.
Jak widać sprawne procesy wspierające, to nie tylko kwestia optymalizacji kosztowej, ale fundament nowoczesnej organizacji.
Co się wydarzyło
- Energetyczna zmiana kursu i nowe plany inwestycyjne
Przedłużenie życia elektrowni węglowych i nowe inwestycje w sektorze energetycznym zwiększą presję na efektywność organizacyjną. Uporządkowane struktury zaplecza będą konieczne do zarządzania coraz bardziej złożonym otoczeniem regulacyjnym i kosztowym. - LOT, CPK i zarządzanie zmianą
Wyzwania operacyjne związane z harmonogramem realizacji CPK oraz zmiany w otoczeniu LOT-u pokazują, że funkcje wsparcia muszą działać jako jeden organizm, nie zbiorowisko silosów. Tylko wtedy możliwe jest skuteczne zarządzanie projektami o takiej skali. - Cyfryzacja i AI w natarciu
Raport BDO Digital Global oraz dane z rynku pokazują rosnące znaczenie automatyzacji i sztucznej inteligencji w funkcjach wsparcia. Ale wartość z tych narzędzi da się uzyskać tylko wtedy, gdy dane są zintegrowane, a procesy ustandaryzowane. - Geopolityczne napięcia i rola odporności operacyjnej
Sytuacja na granicy i ryzyka związane z cyberbezpieczeństwem pokazują, jak ważna jest spójna, centralnie zarządzana architektura wsparcia: od infrastruktury IT po finanse.
Jak to widzę jako doradca operacyjny
1. Back-office to dziś dźwignia zmiany organizacyjnej, nie tylko kosztowej
Zbyt długo funkcje wsparcia traktowano jak pasywny koszt operacyjny. Dobrze zaprojektowany back-office to dziś aktywne centrum operacyjne – spina dane, procesy i systemy decyzyjne, umożliwiając szybsze reakcje na zmiany i skalowanie modelu biznesowego.
2. Standaryzacja to warunek skalowalności
Bez wspólnych definicji procesów, jednolitych systemów i spójnych wskaźników – automatyzacja, AI czy migracja do chmury będą generować więcej problemów niż korzyści. Dojrzałe organizacje zaczynają od uporządkowania fundamentów – dopiero potem inwestują w technologię.
3. Konsolidacja to także transformacja ludzi
Zmiana modelu funkcjonowania funkcji wsparcia wymaga nowej roli zespołów – z wykonawców stają się partnerami dla biznesu. To oznacza zmianę kompetencji, mindsetu i struktury pracy. Bez tego, nawet najlepsze centrum usług wspólnych nie dostarczy wartości.
4. Nowy model partnerstw – od dostawców do strategicznych sojuszy
Rosnące znaczenie technologii i outsourcingu wymusza redefinicję relacji z zewnętrznymi partnerami. Kluczowa jest zdolność do współdzielenia odpowiedzialności za wyniki i rozwój, a nie tylko dostarczanie usług zgodnie z SLA.
5. Pomiar sukcesu to więcej niż koszt jednostkowy
Redukcja kosztów operacyjnych to nie wszystko. Prawdziwym miernikiem skuteczności jest zdolność organizacji do adaptacji, integracji i skalowania rozwiązań – czyli to, czy back-office wspiera realizację strategii, a nie tylko ją obsługuje.
Co możesz wdrożyć teraz
- Zidentyfikuj obszary, w których Twoje funkcje wsparcia się dublują
Czy naprawdę potrzebujesz trzech systemów zakupowych albo pięciu zespołów raportujących w różnych formatach? - Rozpocznij od zmapowania procesów w obszarze finansów, HR, IT i zakupów
Dokumentacja procesów to pierwszy krok do ich uproszczenia, standaryzacji i automatyzacji. - Oceń dojrzałość swojego back-office
Czy funkcje wsparcia mają jasne KPI, regularne przeglądy, definiowane cele? Czy działają według spójnych zasad? - Rozważ model SSC lub Center of Excellence
Nawet jeśli jesteś średnią firmą, możesz wykorzystać podejście SSC w skalowalny sposób – buduj kompetencje, nie struktury.
Zasada tygodnia
“Improvement usually means doing something that we have never done before.”
– Shigeo Shingo
Interpretacja:
Prawdziwa zmiana nie polega na powielaniu znanych schematów. W konsolidacji back-office największą barierą nie są technologie, lecz gotowość organizacji do zmiany podejścia. To wymaga odwagi i dyscypliny.
Polecane treści z BDO Advisory
- Ile kosztuje audyt operacyjny?
- Czy twoja organizacja działa tak efektywnie jak powinna?
- Poprawa efektywności jest możliwa w każdej firmie
Warto przeczytać
