Komentarz tygodnia BDO Advisory | 19 września 2025 Od kosztu do przewagi: jak konsolidacja back-office zmienia organizację

Insight tygodnia

Wakacyjna intensyfikacja planów inwestycyjnych i roszad kadrowych w wielu organizacjach wyraźnie pokazuje że obszar funkcji wsparcia może być źródłem przewagi konkurencyjnej i że wiele organizacji potrzebuje nowego podejścia do zarządzania tymi procesami. Kluczowy staje się powrót do pytań fundamentalnych: ile kosztuje nas back-office, jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne, a które można skonsolidować, ustandaryzować lub zautomatyzować?

Z raportu „Driving Competitive Advantage Through Back-Office Consolidation” opublikowanego przez Shared Services & Outsourcing Network (SSON) jasno wynika, że:

  • Konsolidacja funkcji wspierających (finanse, HR, IT, zakupy, administracja) nie jest już tylko narzędziem cięcia kosztów, ale fundamentem odporności operacyjnej i
  • Liderzy rynkowi wykorzystują centralizację back-office do budowy platformy pod dalszą transformację cyfrową i automatyzację, integrując dane, procesy i decyzyjność.
  • Firmy, które wcześniej zainwestowały w konsolidację zaplecza, łatwiej adaptują się do zmian otoczenia i szybciej wdrażają nowe modele operacyjne.

Jak widać sprawne procesy wspierające, to nie tylko kwestia optymalizacji kosztowej, ale fundament nowoczesnej organizacji.

Co się wydarzyło

  1. Energetyczna zmiana kursu i nowe plany inwestycyjne
    Przedłużenie życia elektrowni węglowych i nowe inwestycje w sektorze energetycznym zwiększą presję na efektywność organizacyjną. Uporządkowane struktury zaplecza będą konieczne do zarządzania coraz bardziej złożonym otoczeniem regulacyjnym i kosztowym.
  2. LOT, CPK i zarządzanie zmianą
    Wyzwania operacyjne związane z harmonogramem realizacji CPK oraz zmiany w otoczeniu LOT-u pokazują, że funkcje wsparcia muszą działać jako jeden organizm, nie zbiorowisko silosów. Tylko wtedy możliwe jest skuteczne zarządzanie projektami o takiej skali.
  3. Cyfryzacja i AI w natarciu
    Raport BDO Digital Global oraz dane z rynku pokazują rosnące znaczenie automatyzacji i sztucznej inteligencji w funkcjach wsparcia. Ale wartość z tych narzędzi da się uzyskać tylko wtedy, gdy dane są zintegrowane, a procesy ustandaryzowane.
  4. Geopolityczne napięcia i rola odporności operacyjnej
    Sytuacja na granicy i ryzyka związane z cyberbezpieczeństwem pokazują, jak ważna jest spójna, centralnie zarządzana architektura wsparcia: od infrastruktury IT po finanse.

Jak to widzę jako doradca operacyjny

1. Back-office to dziś dźwignia zmiany organizacyjnej, nie tylko kosztowej
Zbyt długo funkcje wsparcia traktowano jak pasywny koszt operacyjny. Dobrze zaprojektowany back-office to dziś aktywne centrum operacyjne – spina dane, procesy i systemy decyzyjne, umożliwiając szybsze reakcje na zmiany i skalowanie modelu biznesowego.

2. Standaryzacja to warunek skalowalności
Bez wspólnych definicji procesów, jednolitych systemów i spójnych wskaźników – automatyzacja, AI czy migracja do chmury będą generować więcej problemów niż korzyści. Dojrzałe organizacje zaczynają od uporządkowania fundamentów – dopiero potem inwestują w technologię.

3. Konsolidacja to także transformacja ludzi
Zmiana modelu funkcjonowania funkcji wsparcia wymaga nowej roli zespołów – z wykonawców stają się partnerami dla biznesu. To oznacza zmianę kompetencji, mindsetu i struktury pracy. Bez tego, nawet najlepsze centrum usług wspólnych nie dostarczy wartości.

4. Nowy model partnerstw – od dostawców do strategicznych sojuszy
Rosnące znaczenie technologii i outsourcingu wymusza redefinicję relacji z zewnętrznymi partnerami. Kluczowa jest zdolność do współdzielenia odpowiedzialności za wyniki i rozwój, a nie tylko dostarczanie usług zgodnie z SLA.

5. Pomiar sukcesu to więcej niż koszt jednostkowy
Redukcja kosztów operacyjnych to nie wszystko. Prawdziwym miernikiem skuteczności jest zdolność organizacji do adaptacji, integracji i skalowania rozwiązań – czyli to, czy back-office wspiera realizację strategii, a nie tylko ją obsługuje.

Co możesz wdrożyć teraz

  1. Zidentyfikuj obszary, w których Twoje funkcje wsparcia się dublują
    Czy naprawdę potrzebujesz trzech systemów zakupowych albo pięciu zespołów raportujących w różnych formatach?
  2. Rozpocznij od zmapowania procesów w obszarze finansów, HR, IT i zakupów
    Dokumentacja procesów to pierwszy krok do ich uproszczenia, standaryzacji i automatyzacji.
  3. Oceń dojrzałość swojego back-office
    Czy funkcje wsparcia mają jasne KPI, regularne przeglądy, definiowane cele? Czy działają według spójnych zasad?
  4. Rozważ model SSC lub Center of Excellence
    Nawet jeśli jesteś średnią firmą, możesz wykorzystać podejście SSC w skalowalny sposób – buduj kompetencje, nie struktury.

Zasada tygodnia

“Improvement usually means doing something that we have never done before.”
– Shigeo Shingo

Interpretacja:
Prawdziwa zmiana nie polega na powielaniu znanych schematów. W konsolidacji back-office największą barierą nie są technologie, lecz gotowość organizacji do zmiany podejścia. To wymaga odwagi i dyscypliny.

Polecane treści z BDO Advisory

Warto przeczytać

Powiązane wpisy