Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie w lapidarnej i możliwie najbardziej przystępnej formie problematyki zarządzania procesowego. Jako że jest to [zarządzanie procesowe] obecnie bardzo popularne a nie zawsze zrozumiałe zagadnienie, warto choć trochę o nim powiedzieć.
Zacznijmy od tego, czym właściwie jest proces. Jest to ciąg (sekwencja) logicznie uporządkowanych czynności, w wyniku których powstaje określony efekt działania. Może to być produkt bądź usługa, z której korzysta klient. Ważne, aby zapamiętać, że klient może być zarówno wewnętrzny jak i zewnętrzny oraz że procesy bardzo często nie pokrywają się z jednostkami organizacyjnymi, angażując i wymagając współpracy pomiędzy różnymi działami a nawet pionami organizacji.
Podejście procesowe w zarządzaniu
Podejście procesowe do zarządzania organizacją charakteryzuje się następującymi cechami:
- Każda organizacja, czyli przedsiębiorstwo lub instytucja, jest zbiorem procesów. Warto pamiętać, że orientacja procesowa nie jest domeną biznesu, a więc przedsiębiorstw komercyjnych. Dotyczy również przedsiębiorstw użyteczności publicznej i różnego rodzaju organizacji non profit czy też innych instytucji.
- Procesy się wzajemnie przeplatają.
- Identyfikacja procesów pozwala na lepsze zrozumienie wszystkich aspektów działania przedsiębiorstwa oraz w jaki sposób jest tworzona wartość dodana, a gdzie występują nieefektywności. Dlatego właśnie program zarządzania procesowego w naszej organizacji obejmuje w pierwszym kroku mapowanie wszystkich procesów, czyli stworzenie dokładnej mapy przedsiębiorstwa.
- Usprawnianie i stałe doskonalenie procesów zwiększa efektywność funkcjonowania organizacji i stopień zadowolenia klientów zewnętrznych i zewnętrznych.
Zarządzanie procesowe we współczesnych organizacjach
Podejście procesowe jest dominujące w wielu współczesnych koncepcjach zarządzania. To, co łączy te koncepcje, to zrozumienie i zauważenie pokawałkowania organizacji, co wynika ze struktury organizacyjnej firmy czyli podziału firmy na piony, które najczęściej zajmują się określonymi funkcjami.
- W praktyce oznacza to (o czym pisałem na początku), że jeden proces może być realizowany przez wiele jednostek organizacyjnych, co w efekcie:
- komplikuje wykonywanie zadań i ich optymalizację (najczęściej lokalne, częściowe optymalizacje i działania doskonalące nie dają odpowiednich efektów),
wydłuża czas realizacji procesu, choćby ze względu na konieczność dodatkowej, często sformalizowanej komunikacji pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi, - obniża czas reagowania, elastyczność działania i podnosi koszty.
Pamiętajmy, że każdy proces da się opisać za pomocą określonej liczby cech, takich jak:
- Kto jest właścicielem procesu
- Kto jest dostawcą
- Kto jest końcowym odbiorcą, klientem procesu
- Jaka jest struktura czyli sekwencja czynności realizowanych w procesie
- Jakie są parametry, cele, wskaźniki mierzące proces.
Na zakończenie warto zapamiętać, że właściciel procesu to:
- osoba na stanowisku kierowniczym, która rozumie logikę całego procesu,
- czuwa nad jego realizacją,
- podejmuje działania usprawniające mające na celu podniesienie skuteczności i efektywności całego procesu,
- obserwuje i kontroluje wyniki procesu i składa raporty dotyczące spełniania przez proces określonych celów.
Pamiętajmy, że ustanowienie właściciela nie oznacza, że pozostali uczestnicy zaangażowani w ten proces są zwolnieni od odpowiedzialności za efekty końcowe i ciągłe doskonalenie.
Jarosław Sobkowiak
Źródło: w artykule wykorzystano informacje z wykładu prof. dr hab. Stanisława Nowosielskiego pn „Zarządzanie procesami”.
