Nie ma znaczenia sektor, charakter działalności czy model biznesowy. Każda firma może poprawić swoją efektywność. Metodyka ciągłego doskonalenia to fundament poprawy efektywności, jej zasady są znane i uniwersalne – zapewnia Jarosław Sobkowiak, prezes BDO Advisory w wywiadzie dla portalu fpg24.pl.
Poprawa efektywności to w wielu firmach sztandarowe hasło. Dobrze jest jednak, aby na hasłach się nie kończyło. Czy faktycznie poprawa efektywności jest realna w praktyce?
Jedno pytanie, a wiele bardzo istotnych wątków. Oczywiście poprawa efektywności to na pewno dążenie wielu organizacji, niestety w wielu przypadkach ta poprawa efektywności to przede wszystkim deklaracje niepoparte systematyczną pracą i systemowym podejściem, co powoduje, że kończy się na akcjach, które dają pewne efekty, ale nie wykorzystując pełnego potencjału przedsiębiorstwa.
O jakich obszarach efektywności mówimy? Zapewne będzie ona uzależniona od sektora czy charakteru działalności danego przedsiębiorstwa.
Może wydać się to dziwne, ale z mojej perspektywy nie ma znaczenia sektor, charakter działalności, branża, model biznesowy. Metodyka ciągłego doskonalenia, która dla mnie jest fundamentem poprawy efektywności jest znana i uniwersalna. 10 fundamentalnych zasad leżących u podstaw KAIZEN, czyli metodyki ciągłego doskonalenia to:
1. Problemy stwarzają możliwości – pojawiający się problem może być bodźcem do zainicjowania procesu KAIZEN. Analiza przyczyn problemu nie dość, że wykaże jego źródło, to jeszcze pozwoli wprowadzić takie zmiany, żeby problem więcej się nie powtórzył (error-proofing). Dodatkowo może uda się znaleźć inne kwestie, które można „przy okazji” ulepszyć, idąc za ciosem.
2. Pytaj 5 razy: „dlaczego?” – powszechnie stosowana metoda wykrywania przyczyn źródłowych problemów. Nie zawsze musi być to 5 pytań, ale rzadko się zdarza, żeby po 5 pytaniach trzeba było pytać dalej.
3. Bierz pomysły od wszystkich – czasem najprostsze rozwiązania są najlepsze, a mimo to inżynierowi nie przyjdą głowy właśnie ze względu na ich prostotę. Warto posłuchać operatora, co ma do powiedzenia. On spędza na stanowisku cały dzień. Inżynier procesu czasami tylko kilkanaście minut.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia – można rozważać, czy superskomplikowana maszyneria za milion dolarów rozwiąże problem. Tylko po co, skoro nikt nie da nam na nią środków albo nie będzie, gdzie jej wstawić. Lepiej myśleć nad realnymi rozwiązaniami, najlepiej do wdrożenia „od zaraz”.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy – nie można się blokować twierdzeniem: „nie da się tego zmienić”. Bo tak było od zawsze. Bo żadna zmiana nic nie pomoże.
6. Nie koncentrujmy się na wymówkach, że czegoś nie da się zrobić – to w zasadzie rozwinięcie powyższego. Często odrzucanie propozycji zmian wynika z naszego lenistwa i niechęci do ich przeprowadzenia. Pamiętajmy, że jeżeli nie spróbujemy, to nie będziemy wiedzieć.
7. Wybieraj proste rozwiązania – nie czekając na te idealne. Zamiast inwestować w automatyczny podajnik, który będzie dozował materiał na stanowisko, może mały pojemnik z materiałem sprawdzi się równie dobrze? Albo chociaż nie będzie dużo gorszy? Pojemnik możemy postawić natychmiast, a dozownik trzeba kupić i czekać, aż zostanie dostarczony. Bardzo często prowizorka jest równie skuteczna, a przede wszystkim pozwala sprawdzić rozwiązanie przed wydaniem dużych pieniędzy na ostateczne wyposażenie.
8. Myśl głową, nie portfelem – pewnie, zawsze można wydać grube pieniądze na jakieś rozwiązanie. I pewnie nawet będzie ono skuteczne. Ale może wcale nie trzeba? Może zamiast tablicy świetlnej z informacją, co będziemy produkować i w jakiej kolejności lepiej postawić zwykłą tablicę i te same informacje wypisać zmywalnym markerem? Skuteczność ta sama, ale o ile tańsza.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco – wdrażamy zmianę, pojawia się problem. Trzeba go rozwiązać od razu – nawet jeśli prowizorycznie. Ważne, żeby działało jak najszybciej. Nie ma sensu czekać i cofać zmian. Oczywiście, o ile jesteśmy pewni, że zmiana jest na lepsze.
10. Ulepszenie nie ma końca – wdrożone zmiany działają i się sprawdzają? Świetnie! Co jeszcze możemy ulepszyć?
Jak widać zasady ciągłego doskonalenia, a więc co za tym idzie ciągłej poprawy efektywności, są na tyle uniwersalne, że można je stosować zawsze i wszędzie. Nawet jeżeli w celu lepszego wyjaśnienia wykorzystałem przykłady dotyczące produkcji.
Cały wywiad można przeczytać pod tym linkiem: Poprawa efektywności jest możliwa w każdej firmie [WYWIAD] – Forum Polskiej Gospodarki (fpg24.pl)
